Обязан ли работодатель при командировке компенсировать штраф отеля за отмену брони — Совет Юриста

Время чтения 5 минут Спросить юриста быстрее. Это бесплатно! Размер шрифта: A+ | A−

Современные люди разных поколений привыкли путешествовать по миру, и россияне не исключение. Будь то деловая поездка или отдых за границей, но без гостиницы в любом случае не обойтись. И тут встаёт вопрос о том, как правильно забронировать гостиницу и что делать, чтобы не потерять свои деньги в случае отмены брони.

Способы бронирования гостиниц

Обязан ли работодатель при командировке компенсировать штраф отеля за отмену брони - Совет Юриста

  • Через специальные сайты производят бронирование онлайн. На сегодняшний день самым популярным сайтом с огромной базой недорогих вариантов отелей по всему миру является hotelscombined.
  • Через турагентство, если поездка туристическая и туроператор имеет связи и выгодные условия сотрудничества с различными гостиницами.
  • Лично, осуществив прямой контакт с отелем путем звонка или отправки письма на электронную почту.

Все эти варианты хороши по-своему, поэтому останавливаться на том или ином способе — дело каждого. Однако стоит знать, что бронирование отелей вещь небезопасная и в некоторых ситуациях может привести к потере денег. Речь идёт о тех случаях, когда при бронировании отель списывает деньги с карты без ведома владельца. Чтобы этого не случилось нужно внимательно читать условия бронирования.

Как правильно бронировать гостиницу?

Прежде чем бронировать номер в понравившемся отеле нужно проанализировать все вероятные последствия этого действия.

Дело в том, что не всегда, но в большинстве случаев при оформлении брони клиент обязан оставлять реквизиты банковской карты, на которой временно замораживается определенная сумма денег.

Как правило, она кратна одному дню проживания в номере, однако всё зависит от условий бронирования.

Зачастую отели предоставляют три варианта бронирования номеров:

  1. Бронирование номера при условии полной предоплаты, без возможности вернуть свои деньги. Такие услуги пользуются популярностью среди путешественников, которые наверняка уверенны в том, что поездка состоится и бронируют номера за несколько дней.

Этот способ предполагает, что деньги сразу списываются со счета гостя и не возвращаются ему даже при отмене брони и поездки. Стоимость проживания в гостиницах на таких условиях, как правило, самая низкая, что объясняется большим риском.

  1. Бронирование номера по предоплате, но с возможностью её возврата. Этот способ также довольно привлекательный, так как ценовая категория таких предложений средняя и подходит большинству людей.

Бронирование на таких условиях чаще всего определяет срок, до которого можно снять бронь без уплаты штрафа или процента от стоимости номера. Как правило, этот срок истекает за три дня до заселения в отель.

  1. Бронирование номера без предоплаты и без штрафов в случае отмены брони. Этот способ предполагает, что бронирование номера не повлечет за собой никаких финансовых расходов до заселения, а также в случае отмены брони. Стоимость услуг в таком случае будет максимальной, зато и риски потерять деньги в случае непредвиденной отмены поездки сведены к минимуму.

С точки зрения надежности и уверенности в том, что в случае чего вы не потеряете свои деньги, стоит выбирать третий вариант бронирования, а вот если имеет значение стоимость всей услуги, то предпочтение стоит отдавать первому варианту.

Как избежать списания денег при отмене брони?

Обязан ли работодатель при командировке компенсировать штраф отеля за отмену брони - Совет Юриста

Можно попробовать заблокировать карту, чтобы отель сам аннулировал бронь. Однако в таком случае служба безопасности гостиницы может внести клиента в чёрный список и в последующем не предоставлять услуги бронирования.

Конечно, клиент имеет право оспорить списание денег с карты через суд или потребовать отменить операцию в банке, но это маловероятно.

Банк, скорее всего, откажет в возврате денег, так как операция снятия штрафа отелем вполне законная, к тому же клиента об этом предупреждают заранее.

В суде опротестовать снятие денег будет также сложно, ведь об условиях сделки стороны знали заранее, а значит, никакого мошенничества или обмана тут нет.

Другое дело, если на сайте гостиницы заявлено, что за отмену брони штраф не взимается, а после выяснится, что отель или администрация сайта, на котором вы осуществляли бронь, списали деньги с вашей карты не в качестве штрафа, а в качестве оплаты за услуги сервиса, то в таком случае судебное разбирательство будет не лишним. С большой вероятностью данное дело в суде разрешится в вашу пользу.

Хотя бы раз в жизни бронированием отеля занималось абсолютное большинство путешественников, но не у всех получалось совершить поездку согласно изначальным планам. Чтобы не потерять свои деньги в таких неприятных жизненных обстоятельствах, стоит внимательно читать все условия бронирования номеров и списания брони.

Если вы все же попали в подобную ситуацию, и, по вашему мнению, с вашей карты были незаконно списаны деньги, то наш юрист онлайн оперативно поможет вам разобраться в данном конкретном случае и посоветует, какие шаги вам нужно сейчас предпринять. Форма, в которой вы можете задать свой вопрос, находится внизу страницы.

Отмена командировки из-за коронавируса: как быть с налогами

Обязан ли работодатель при командировке компенсировать штраф отеля за отмену брони - Совет Юриста В непростые времена распространения коронавирусной инфекции не только меняются условия работы, но и нередко срываются командировки сотрудников. Оплачены билеты, забронирована гостиница, выданы суточные, но случается форс-мажор, и поездка отменяется. Кому-то повезет сдать билеты, а кому-то — нет. Как это отразится на налоговой нагрузке компании?

Приказ об отмене командировки

Порядок документального оформления отмены командировки законодательством не установлен. Поэтому работодатели могут предусмотреть алгоритм действий в случае отмены командировки в локальном нормативном акте организации, например, в Положении о служебных командировках.

Поскольку при направлении сотрудника в командировку был издан соответствующий приказ, то очевидно, что отмена командировки также должна быть оформлена приказом. Обычно издается приказ об отмене служебной командировки. Этот приказ аннулирует предыдущий приказ о направлении в командировку. Форма приказа законодательно не утверждена, поэтому он составляется в произвольной форме. 

В приказе нужно указать причины отмены командировки, приложить к нему документы, которые подлежат аннулированию, и ознакомить с приказом работника.

После этого сотрудник должен вернуть полученные ранее суточные в кассу или на расчетный счет компании. Законодательством не установлен срок, в течение которого сотрудник обязан возвращать суточные при отмене командировки.

Поэтому организация может установить свой срок и прописать его, например, в Положении о служебных командировках.

Некомпенсируемые расходы

При планировании служебной командировки компания или сам работник на выданные средства заранее приобретает билеты, а также бронирует гостиницу.

Из-за отмены поездки приходится сдавать билеты и отказываться от брони в отеле. При этом не всегда можно сдать билет и вернуть деньги.

Порой дешевый тариф не предполагает возможности возврата, или поездка срывается за несколько часов до вылета, когда сдавать билет уже поздно. 

Обязан ли работодатель при командировке компенсировать штраф отеля за отмену брони - Совет Юриста

Как в таком случае быть с некомпенсируемыми перевозчиком расходами на покупку билета или суммой удержанной комиссии? 

С суммой удержанной перевозчиком комиссии обычно проблем не возникает, так как ее можно учесть в расходах на основании подп. 13 п. 1 ст. 265 НК РФ, в котором говорится о санкциях за нарушение договорных обязательств. 

Возмещение расходов, связанных со служебной командировкой

Юридическая энциклопедия МИП онлайн — задать вопрос юристу » Трудовые споры » Социальное партнерство » Возмещение расходов, связанных со служебной командировкой

Нормативные акты, регламентирующие условия и требования к поездкам сотрудника в другой регион, содержат ряд гарантий.

Содержание

Некоторые профессии предусматривают направление сотрудника в командировки с целью выполнения им трудовых функций.

Организации, прежде чем направлять работника в служебную командировку, необходимо знать и принимать в учет требования действующего трудового закона.

Нормативные акты, регламентирующие условия и требования к поездкам сотрудника в другой регион, содержат ряд гарантий для защиты работника.

Командировки сопряжены с переездами, перелетами, сотрудник должен разместиться в комфортных условиях и нормально питаться. Как в организациях регламентируются и оплачиваются расходы на командировку? Каков порядок возмещения сотруднику расходов? Рассмотрим эти вопросы подробно.

Понятие служебной командировки

Под служебной командировкой понимается направление сотрудника, по распоряжению его руководства, на конкретный срок, в другую местность, с целью выполнения работником профессионального задания.

Читайте также:  Истекло действие паспорта за границей: как быть? - Совет Юриста

Служебными командировками признаются только поездки лиц, состоящих с работодателем в официально оформленных трудовых отношениях.

Все иные правоотношения по поводу выполнения работ имеют свой механизм регламентирования перемещений и направления сотрудников в другую местность для выполнения работы, и не входят в понятие «служебная командировка».

Закон содержит требование об обязательности командировки для сотрудника, отказ от поездки без веских оснований признается нарушением трудовой дисциплины и влечет ответственность.

Однако, некоторые категории сотрудников освобождены от поездок в командировки или могут быть направлены в командировки только выразив свое письменное согласие. Такие ограничения действуют в отношении сотрудников в период их беременности, воспитания детей, или связаны с возрастом работника.

Поездки работников, суть работы которых состоит в разъездах, не признаются служебными командировками и оплачиваются по другим нормативам.

Виды расходов, связанных с командировкой

Поездка сотрудника по указанию работодателя, связанная с исполнением возложенного служебного поручения, предусматривает такие виды расходов:

  • на жилое помещение. Имеется ввиду наем той жилплощади, в которой работник будет проживать во время командировки. Работник может снять комнату, квартиру, или номер в гостинице. Такой вид расходов не предусмотрен, если между работником и организацией заключен договор о предоставлении бесплатного жилья на время командировки.
  • На проезд к месту исполнения поручения и обратно. Трудовое законодательство устанавливает возможность работника добираться до места исполнения поручения железной дорогой, водным транспортом, автомобильным транспортом, авиатранспортом. В рассматриваемый вид расходов включается размер стоимости и оформления проездных билетов.
  • На выплату суточных. Сюда относятся расходы, связанные с проживанием работника в командировке, не относящиеся к расходам на проезд и найм жилого помещения. Размер суточных определяется соглашением между работником и организацией. Налоговое законодательство допускает выплату суточных в размере 700 рублей в пределах РФ, не облагая их налогом, если суточные больше указанной суммы, она облагается НДФЛ.

В случае направления сотрудника в заграничную командировку, работодатель, кроме рассмотренных видов расходов, оплачивает подготовку документов работника, разрешающих выезд в другую страну, страхование для выезда в иностранное государство, провоз работником багажа, телефонные переговоры.

Порядок возмещения расходов

Организация, перед направлением работника в поездку, издает специальный приказ, на основании которого выделяется аванс в определенной сумме.

Она может быть переведена на банковский счет работника, или выдана наличными средствами.

После возвращения из поездки работник обязан отчитаться перед работодателем и предоставить информацию о тратах, с полным пакетом подтверждающих расходы документов.

Работодатель внутренними нормативными актами устанавливает порядок возмещения сотруднику расходов, связанных с командировкой. Организация может устанавливать особые требования к порядку возмещения расходов, если это не ухудшает положение работника. По общему правилу возмещение происходит в таком порядке:

  • расходы на жилье возмещаются работнику в полном размере, если работник предоставит документы, подтверждающие расходы.
  • Расходы на проезд возмещаются полностью, при условии подтверждения трат документами. При этом закон предусматривает проезд в купе поезда, в эконом-классе самолета, в каюте пятого класса на морском судне и второго на речном, в автотранспорте общего вида.
  • Суточные начисляются и выплачиваются за каждый день нахождения в служебной командировке. Выходные и праздничные дни тоже учитываются и оплачиваются. Работодатель обязан оплатить дни, которые работник проводит в пути к месту командировки и обратно. Если работник вынужденно делает остановку в пути, оплачиваются и дни остановки.

При однодневной командировке, связанной с перемещением на территории РФ суточные выплаты не предусмотрены, однако, работодателю не запрещено назначить их по своему усмотрению. Если выезд осуществлялся за пределы РФ, работнику полагается выплата половины суммы, действующей в отношении заграничных командировок.

Размеры возмещения расходов

Для работников государственных организаций Постановлением Правительства о возмещении расходов, связанных со служебными командировками, предусмотрены такие суммы возмещения:

  • расходы, связанные с наймом жилья – в размере потраченной суммы, но не больше 550 рублей, при условии подтверждения трат документами, если работник не предоставил подтверждающую документацию, ему начисляется 12 рублей.
  • Расходы, связанные с проездом – в размере фактически потраченной суммы, но не больше, чем стоят проездные документы. Если работник не может предоставить документы, связанные с транспортными расходами, ему оплачивается минимальная стоимость проезда в плацкарте, или в каюте десятого типа на морском транспорте и третьего на речном, или в общественном автобусе.
  • Суточные расходы выплачиваются в размере 100 рублей каждый день командировки.

В организации, не относящейся к государственной, размер суточных выплат устанавливается местными нормативными актами.

Какие расходы не подлежат возмещению

Приведенный список расходов, по мнению Министерства Финансов РФ, является закрытым. Исходя из этого любые расходы работника, не связанные со съемом жилья, проездом до места командировки и обратно, и превышающие установленную соглашением сумму суточных выплат, не возмещаются.

Например, работодатель не обязан оплачивать поездки работника на такси, или другом транспорте в месте командирования, посещение работником развлекательных заведений, телефонные переговоры, не связанные с рабочей деятельностью. Тем не менее, работодателю закон не возбраняет оплачивать любые расходы работника, находящегося в командировке, если об этом заключено соглашение.

Кузнецов Федор Николаевич

Опыт работы в юридической сфере более 15 лет; Специализация — разрешение семейных споров, наследство, сделки с имуществом, споры о правах потребителей, уголовные дела, арбитражные процессы.

Оформление командировки в 2021 году

Командировка — это поездка по делам компании,
в ходе которой работник должен выполнить служебное поручение.
Командировка проходит вдалеке от обычного места работы,
а ее срок оговаривается работодателем. Не считается
командировкой работа проводника поезда или курьера.

Согласно статье 167 ТК РФ, на время
командировки за работником сохраняется место (его нельзя
уволить) и средний заработок. Статья 168 Кодекса обязывает работодателя
компенсировать траты сотрудника на жилье, проезд, а также
оплатить другие расходы, связанные со служебной поездкой.

В каждой компании в дополнение к трудовому
законодательству может быть составлен локальный акт, регулирующий
процесс командирования сотрудников. В нем указывают:

Перед рабочей поездкой важно ознакомиться с положением
о командировках в компании, чтобы точно знать, какие
расходы возместят, а какие нет.

Процесс оформления деловой поездки в каждой компании имеет
свои нюансы. Но есть и общие моменты, которые характерны
для большинства организаций.

1. Выбор сотрудника

Согласно российскому законодательству, не все работники
обязаны ездить по делам компании. Нельзя направлять
в служебные поездки беременных, даже если они не против
(статья 259 ТК РФ). Командировать
сотрудника с ограниченными физическими возможностями можно,
если ему обеспечиваются соответствующие его потребностям условия
труда (например, колясочнику нужны пандусы).

Кого нельзя отправить в командировку

Категория сотрудников Исключения Ссылка
на законодательство
Беременные Исключений нет статья 259 ТК РФ
Несовершеннолетние Можно, если речь идет
о спортсменах и творческих работниках
статья 268 ТК РФ
Сотрудники, работающие
по ученическому договору
Можно, только если командировка
связана с ученичеством
статья 203 ТК РФ
Сотрудники с ограниченными
физическими возможностями
Можно, если командировка
не противоречит индивидуальной программе реабилитации
статья 23 Федерального закона
№ 181‑ФЗ

Также есть ограничения при направлении в командировку
следующих категорий сотрудников.

  • женщины, имеющие детей до 3 лет;
  • отцы и матери (опекуны), единолично воспитывающие детей
    до 5 лет;
  • родители, имеющие детей с ограниченными физическими
    возможностями;
  • сотрудники, которые ухаживают за больными членами семьи
    (болезнь должна быть подтверждена медицинским заключением).

Направить этих сотрудников в служебную поездку можно только
с письменного согласия. Об этом говорится в статьях
259 и 264 ТК РФ.

Кроме того, сотрудника не могут послать
в командировку, пока он находится в отпуске или
на больничном. Чтобы вызвать работника с отдыха,
понадобится заручиться его согласием в письменной форме.

В остальных случаях работник, отказавшийся
от командировки, рискует получить дисциплинарное взыскание
вплоть до увольнения.

2. Согласование командировки

В некоторых организациях, чтобы согласовать рабочую поездку
и сопутствующие траты, принято составлять служебную записку
начальству — обычно это делает руководитель командированного.
В документе прописываются сроки и цель поездки, ФИО
и должность командированного.

Однако оформлять служебную записку по закону необязательно.
Во многих компаниях процесс согласования командировок упрощен
и автоматизирован — сотрудник создает заявку
в корпоративной системе, после чего задача на оформление
документов ложится на ответственных сотрудников:
в секретариат, отдел кадров, бухгалтерию.

3. Составление заявления на выплату аванса

4. Выпуск приказа о командировке

После согласования поездки готовится приказ, который сотрудник
должен подписать. Документ составляется в свободной форме,
принятой в компании, или по унифицированной официальной
форме Т-9 или Т-9а (для нескольких командированных).

Раньше
также требовалось оформлять служебное задание и командировочное
удостоверение, но Постановление Правительства РФ от 29.12.2014
№ 1595 сделало применение этих документов необязательным.

Читайте также:  Обязанности кадастрового инженера по межеванию - Совет Юриста

Хотя некоторые компании используют их и по сей день,
это не запрещено.

В приказе пишут:

  • кого отправляют в командировку (ФИО сотрудника, должность,
    подразделение);
  • куда;
  • в какие даты и на сколько календарных дней;
  • зачем (цель поездки).
  • кто финансирует поездку (работодатель).

Также в документе могут быть строки для .
Например, если работодатель захочет прописать размер суточных.

5. Бронирование жилья и билетов

В различных организациях это происходит по разным
схемам. Где-то билеты и гостиницу бронируют сами
командированные, а где-то — уполномоченные сотрудники
компании (например, сотрудники отдела кадров).

Многим организациям удобнее заключить договор
с определенным сервисом и покупать билеты
с корпоративного счета. На Туту.ру можно оплатить билет
личной банковской картой, а можно завести бизнес-аккаунт
и оформлять билеты всем сотрудникам с корпоративного
депозита. Подробнее
о бизнес-аккаунте

Некоторые компании разрешают ехать не общественным
транспортом, а на собственном или служебном автомобиле.
В этом случае вместо билетов сотруднику оформляют путевой
лист. Каждая компания  разрабатывает форму путевого листа
самостоятельно.

6. Выплата суточных

Суточные
перечисляют заранее, за несколько дней до командировки.
Эти деньги предназначены для оплаты дополнительных расходов,
связанных с командировкой (например питания). Отчитываться
за то, на что ушли суточные, закон не требует.

Размер суточных
организация определяет самостоятельно. Его указывают в положении
о командировках или коллективном договоре. Сумма выплаты
в командировках по России и за границей
различается. Согласно п. 3 ст.

 217 Налогового
кодекса РФ, НДФЛ и страховые взносы удерживаются
с суточных в том случае, если их размер составляет
700 рублей в день при командировках по России и 2500
рублей — в поездках за рубежом. Большинство
работодателей используют эти суммы как максимальный размер
суточных.

Но есть и те, кто выплачивает больше денег, все
зависит от политики компании.

Если командировка проходит недалеко от места жительства
работника и он каждый день возвращается домой,
то суточные не выплачиваются.

7. Командировка

После того как приказ о командировке подписан, билеты
куплены, жилье забронировано, суточные перечислены, можно
отправляться в командировку.

Служебная поездка, как правило,
начинается с дороги в день командировки,
но в каждой компании этот вопрос решают на свое
усмотрение.

В некоторых организациях в день командировки
на работе можно не появляться, хоть и самолет
в 9 вечера. В иных прийти в офис необходимо, пусть
даже на пару часов.

Главная задача командированного — сохранять все посадочные
талоны, чеки и документы, подтверждающие расходы во время
командировки: на жилье, транспорт и другие служебные
цели.

8. Отчет о командировочных расходах

После поездки командированного остается только отчитаться
о потраченных средствах. Для этого нужно:

  • собрать все отчетные документы (договоры, чеки, посадочные
    талоны);
  • заполнить авансовый отчет (инструкция);
  • если сотрудник потерял какой-либо чек или посадочный талон
    на самолет, то ему нужно составить служебную записку
    на возмещение потраченных средств.

В отчете нужно указать, сколько денег получено
на командировку, сколько израсходовано, есть ли остаток
или перерасход. Когда бухгалтеры получат все документы
и сверят траты с выданным авансом, будет произведен
перерасчет.

Если командированный получил больше, чем потратил,
придется вернуть лишние средства.

Если наоборот, трат было больше,
чем выдано денег (и это не противоречит положению
о командировках), оставшиеся средства перечислят на счет
командированного.

Авансовый отчет вместе с чеками надо принести
в бухгалтерию в течение 3 дней после
возвращения.

На жилье

В качестве подтверждения проживания в гостинице нужно
предоставить распечатку брони гостиницы или ваучера, а также
чек об оплате или счет-фактуру.

Если сотрудник арендует частную квартиру, нужно приложить
к отчету договор о найме жилого помещения. Лучше заранее
уточнить у хозяина, сможет ли он оформить договор. И
не помешает узнать, примут ли в бухгалтерии такой
отчетный документ.

На транспорт

Если вы покупаете билет на самолет, поезд или автобус
онлайн, обязательно сохраните электронные чеки. Они являются
документами строгой отчетности. При покупке билета на Туту.ру
на электронную почту придут два чека — на билет
и на сервисный сбор. К отчету надо приложить оба
чека.

Тем, кто летит самолетом, надо сохранить посадочный талон. Это
тоже документ строгой отчетности, и его важно
не потерять.

Также нужно сохранить билеты на общественный транспорт, чек
на трансфер или такси (если положение о командировках
предусматривает компенсацию этих расходов).

На другие расходы

Остальные расходы определяются положением о командировках
в компании. Например, некоторые организации могут
компенсировать стоимость деловых ужинов. В этом случае нужно
сохранить чек из ресторана.

* Данная статья носит информационный характер
и может не совпадать с мнением государственных
органов и мнением читателей статьи. ООО «НТТ» не несет
ответственность за решения, принятые на основе
информации, представленной в статье.

https://www.youtube.com/watch?v=ldKs4zUP_Rc

Часто ездите в рабочие поездки или оформляете командировки
другим? Зарегистрируйте на Туту.ру бизнес-аккаунт
и оплачивайте билеты с корпоративного
депозита. Подробнее

Отмена командировки: как правильно оформить

В некоторых случаях уже оформленную командировку можно отменить. При отмене служебной поездки важно подготовить необходимые документы и подключить бухгалтера к работе над соответствующими отчётами. При этом отменить командировку, как и изменить её длительность, можно только на основании дополнительного приказа работодателя.

Причины отмены командировки

Вот основные причины, по которым командировка может быть отменена:

  1. В ней больше нет необходимости.

Когда сотрудник получает возможность выполнить все задачи на своём рабочем месте, работодатель может разрешить ему не уезжать.

В этом случае работодатель описывает сложившуюся ситуацию в служебной записке и объясняет, зачем нужна была командировка и почему компания решила от неё отказаться.

Только на основании такого документа можно оформить приказ об отмене поездки с указанием компенсации расходов.

Обратите внимание, что действующий приказ о командировке менять нельзя, поэтому отмена прописывается в отдельном документе. 

  1. Работнику нужно уйти на больничный. 

Если работник заболевает перед командировкой или уже после отъезда, то работодатель также может отменить действующую поездку. Для этого тоже потребуется дополнительный приказ об отмене.Так как сотрудник во время болезни не в состоянии выполнять рабочие задачи и поручение для служебной поездки, он может рассчитывать на выплату больничного пособия.

  1. Сотрудник не может поехать в командировку по личным обстоятельствам.

Сотрудник может попасть в ситуацию, когда из-за личных или семейных обстоятельств он не может отправиться в командировку или продолжать её. В этом случае он обязан оповестить работодателя, чтобы тот мог оценить важность обстоятельств и при необходимости отменить командировку. 

Командированный оповещает работодателя в виде служебной записки, где подробно описывает сложившуюся ситуацию и просит отменить поездку. Важно также прикрепить все документы, подтверждающие невозможность выполнять задачи в командировке, например, мед. справку о болезни родственника. 

  1. Форс-мажор и обстоятельства непреодолимой силы.

На случай форс-мажора работодатель должен руководствоваться локальными актами. Поэтому полезно заранее закрепить во внутреннем положении компании ситуации, связанные с обстоятельствами непреодолимой силы, и условия работы при них.

Порядок отмены командировки

Чтобы отменить командировку, нужно: 

  • определить причины отмены и собрать все подтверждающие документы;
  • составить служебную записку, указать в ней причину отмены поездки;
  • выпустить и подписать приказ об отмене командировки;
  • составить авансовый отчёт и оформить возврат неиспользованных средств, выделенных на поездку.

Возврат расходов

Если сотрудник получил деньги перед отправлением в командировку, а потом поездку отменили, он обязан вернуть аванс в кассу. Важно сделать это хотя бы за три рабочих дня после того, как командированный вернётся на работу.

Сотрудник также должен подготовить авансовый отчёт и все подтверждающие документы. Например, если билет на самолёт удалось вернуть, то нужно приложить подтверждение возврата билета, где указана его стоимость и возвращённая сумма. Если же билет был невозвратный — справку от перевозчика о том, что вернуть билет нельзя. 

Когда командировка отменяется после отъезда сотрудника, возвращать уже потраченные деньги не нужно. В этом случае выполняется пересчет выданных финансовых средств. Исключением может быть только нарушение сотрудником внутренних соглашений или устава компании. Такие вопросы будут решаться в индивидуальном порядке на основе внутренних правовых документов. 

  • Какие бывают программы лояльности, как получить отельные баллы и сколько нужно возмещать сотруднику, если в командировке он расплатился бонусами
  • Как оформить аренду жилья за границей для командировочного
  • Какие услуги отеля можно компенсировать в командировке и как правильно всё оформить

Возврат билетов при командировке — Полезные статьи о командировках и деловом туризме в блоге OneTwoTrip for Business

В бизнесе обстановка часто быстро меняется, в результате иногда бывает так, что уже купленные билеты для деловой поездки необходимо сдать. 

В нашей статье поговорим о том, как правильно вернуть билеты, в каких случаях это можно сделать, и как учесть возможные штрафы за отмену в бухгалтерии.

Когда можно вернуть билеты без штрафа

Вернуть деньги без всяких штрафов можно. Одна из главных причин, при которой покупатель билета может рассчитывать на полный возврат – это отмена рейса. Если авиакомпания официально заявила об отмене, например, прислала письмо или разместила информацию на сайте, вы можете требовать полный возврат средств за билет. 

Читайте также:  Оплата больничного при карантине - совет юриста

А вот если сам пассажир по какой-то причине не может воспользоваться билетом – это уже обстоятельства личного характера, при которых возврат денег осуществляется по условиям тарифа.

Возврат билетов в случае отмены командировки

Например, если ваш коллега должен был лететь в другой город на конференцию, а ее отменили – вернуть деньги за перелет без штрафа будет нельзя.

В этом случае авиакомпания не отказывается от выполнения своих обязательств по перевозке. Если тариф позволяет, билет можно обменять с доплатой или произвести возврат со штрафом.

В случае, если билет куплен по невозвратному тарифу, авиакомпания в праве удержать полную стоимость билета. 

Специалисты поддержки OneTwoTrip for Business в любой ситуации готовы проконсультировать клиента по каждому случаю и предоставить информацию по правилам тарифов авиакомпаний, помочь решить вопрос с минимальными потерями.

Как правильно учитывать штраф за отмену бронирования

Штрафы за возврат билетов можно учитывать при формировании налоговой базы. Конечно же, такие расходы должны быть подтверждены документами, компания должна быть в состоянии подтвердить экономическую целесообразность не состоявшегося перелета и его важность для получения бизнесом прибыли.

Командировка подпадает под все эти пункты, так что компании могут отражать затраты на возврат билетов статье внерелизационных расходов. Обычно именно по этой статье проходят штрафы, пени и другие санкции за нарушение договоров.

Если же сотрудник покупал билеты за свой счет, а компания должна была затем компенсировать его затраты, то при отмене поездки он должен предоставить документы на уплату штрафа в рамках авансового отчета. Далее компания компенсирует ему затраты.

Планирование деловых поездок

Сам по себе возврат билетов – не слишком сложный процесс, который достаточно легко отразить в бухгалтерии. Однако, в случае командировок нужно внимательно подходить к финансовому планированию и учитывать риски. 

Если в вашей компании много спонтанных поездок, сроки которых часто переносятся, необходимо с осторожностью использовать невозвратные билеты. И наоборот – если расписание поездок обычно стабильно, это позволит серьезно сэкономить. 

Как учесть штраф за возврат билетов и отмену брони гостиницы?

Материалы включёны в информационный банк «КонсультантФинансист» системы «КонсультантПлюс»

Не работают ссылки в тексте на статьи документов? Подключись к «КонсультантПлюс»!

Вопрос: Организация оплатила авиабилеты и бронь в гостинице для работников, направляемых в командировку. Позже командировка была отменена. Правомерно ли учесть при исчислении налога на прибыль штраф за возврат билета и отказ от брони?

Ответ: Если организация оплатила авиабилеты и бронь в гостинице для работников, направляемых в командировку, но позже командировка была отменена, то организация вправе учесть при исчислении налога на прибыль расходы в виде штрафа за возврат билетов и за отказ от проживания в гостинице.

Обоснование: Согласно пп. 12 п. 1 ст. 264 Налогового кодекса РФ расходы на командировки относятся к прочим расходам, связанным с производством и реализацией.

В соответствии со ст. 168 Трудового кодекса РФ в случае направления в служебную командировку работодатель обязан возмещать работнику:

  • расходы по проезду;
  • расходы по найму жилого помещения;
  • дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные);
  • иные расходы, произведенные работником с разрешения или ведома работодателя.

Порядок оформления документов, связанных с командированием работников, установлен Положением об особенностях направления работников в служебные командировки, утвержденным Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749.

Не исключена ситуация, когда в связи с непредвиденными обстоятельствами по решению руководителя организации командировка может быть отменена.
В бухгалтерском учёте затраты, понесенные в связи с отменой командировки, включают в состав прочих расходов на основании п.

11 Положения по бухгалтерскому учету «Расходы организации» ПБУ 10/99, утвержденного Приказом Минфина России от 06.05.1999 №33н. Чтобы учесть расходы на несостоявшуюся командировку в налоговом учете, необходимо, чтобы они были экономически оправданны и подтверждены документами (ст.

252 НК РФ).

Штрафы, которые удерживают при возврате билетов и отказ от брони, можно считать неустойкой за нарушение договора (ст. 330 Гражданского кодекса РФ).

Тот факт, что организация уплатила штраф, говорит о признании штрафных санкций, а такие штрафы правомерно отнести на внереализационные расходы при исчислении налога на прибыль на основании пп. 13 п. 1 ст. 265 НК РФ.

Аналогичная позиция содержится в Письме Минфина России от 29.11.

2011 №03-03-06/1/786, в котором указано, что организация вправе учесть при определении налоговой базы по налогу на прибыль расходы в виде штрафа за возврат билетов, а также штрафа за отказ от проживания в гостинице, предусмотренных сторонами за невыполнение условий возмездного договора по приобретению билетов и бронированию мест в гостинице, при условии их соответствия положениям ст. 252 НК РФ.

  • Елена Владимировна Дмитриенко
    ООО «Компьютер Инжиниринг»
    Региональный информационный центр
  • Сети «КонсультантПлюс»

Возврат денег за гостиницу при досрочном выезде: при оплате картой или наличными — Ваш юрист

Проживая в гостинице, у гостя могут измениться какие-либо обстоятельства, в связи с которыми, он может выехать из гостиницы досрочно. В этом случае постояльцу возвращается часть денежных средств, заплаченных им за проживание, и заполняется квитанция на возврат денег по форме № 8 –Г.

Выписывается данная квитанция работником гостиницы в одном экземпляре. Сдается в бухгалтерию вместе с «Кассовым отчетом» (ф. N 5-Г). При оформлении возврата на первом и третьем экземплярах счета (ф.

N 3-Г) или на первом и втором (ф. N 3-Гм) делается отметка о произведенном возврате.

Работник бухгалтерии сверяет идентичность подписи гостя в форме N 8-Г с подписью в форме N 1-Г, после чего анкета возвращается в администраторскую.

Однако для осуществления возврата одних этих документов недостаточно.

Мы уже отмечали, что в соответствии с Правилами предоставления гостиничных услуг в РФ, исполнитель обязан заключить с потребителем договор на предоставление услуг.

При оформлении оплаты за проживание работники гостиницы выписывают гостю счет по форме №3-Г, представляющий собой бланк строгой отчетности. Выписка данного документа подтверждает, что договор между исполнителем и потребителем заключен.

Пунктом 12 вышеуказанных Правил установлено, что цена номера (места в номере), а также форма его оплаты устанавливаются исполнителем. А потребитель обязан оплатить оказанную исполнителем в полном объеме услугу после принятия ее потребителем. С согласия потребителя услуга может быть оплачена им при заключении договора в полном объеме или путем выдачи аванса.

  • Обратите внимание!
  • В том случае, если используемый гостиницей бланк счета по форме №3-Г изготовлен не типографским способом (например, с помощью компьютера) то в этом случае считать данный документ бланком строгой отчетности нельзя, поэтому расчеты с гостем должны быть проведены с обязательным использованием контрольно-кассовой техники.
  • Предположим, что клиент при поселении в гостиницу оплатил счет за проживание авансом, причем расчет был произведен с использованием контрольно-кассовой техники, то есть работник гостиницы пробил данную сумму на ККМ и выдал клиенту на руки чек контрольно-кассовой машины.

Затем ситуация несколько изменилась и клиент решил выехать из гостиницы досрочно. Такая ситуация, часто встречается на практике. Пунктом 20 вышеупомянутых Правил указано*

* Потребитель вправе расторгнуть договор на оказание услуги в любое время, уплатив исполнителю часть цены пропорционально части оказанной услуги до получения извещения о расторжении договора и возместив исполнителю расходы, произведенные им до этого момента в целях исполнения договора, если они не входят в указанную часть цены услуги.*

  1. Таким образом, если постоялец выезжает ранее указанного срока, излишне уплаченная им сумма должна быть ему возвращена. При этом возврат может быть осуществлен с помощью двух возможных вариантов:
  2. В день внесения оплаты (до закрытия смены и снятия Z -отчета)
  3. В день, не совпадающий с днем внесения денежных средств в кассу.

Если возврат осуществляется по первому варианту, то потребителю должен быть выписан новый счет и пробит новый кассовый чек на сумму фактически оказанной услуги. При этом «старые» документы, а именно счет, который был выписан первоначально и чек ККМ должны быть истребованы работниками гостиницы у проживающего.

На сумму возврата по первоначальному чеку оформляется акт по форме КМ-3, утвержденный Постановлением Госкомстата РФ от 25.12.1998г. №132 . Погашенный чек, наклеивается на лист бумаги и вместе с актом и первоначальным счетом сдается в бухгалтерию.

Сумма, на которую осуществлен возврат, заносится в специальный журнал кассира -операциониста (форма КМ-4) в графу 15 и на данную сумму уменьшается сумма выручки за день.

Leave a Comment

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *