Хранение документации при грузоперевозках — Совет Юриста

В этой статье мы разберемся, какие документы нужны для перевозки груза или товара автомобильным транспортом. Необходимо заранее узнать, что за бумаги потребуются в пути или в месте назначения, подготовить их и отдать водителю, который будет заниматься транспортировкой.

Все рекомендуется корректно заполнить, потому что у перевозчика должен быть при себе пакет сопроводительных справок, сертификатов, ТТН и другие. По ней проверяющие будут определять, все ли в порядке, не доставляется ли что-то запрещенное.

Это целая процедура, которую важно выполнить в соответствии с правилами организации и соблюдением обязательных законодательных актов. Давайте рассмотрим все по порядку.

Хранение документации при грузоперевозках - Совет Юриста

Что подписывают в общем случае

Практически все транспортные компании точно знают, что им делать. Обычно они сами сообщают заказчику, какая документация потребуется при перевозке грузов, чтобы в процессе не возникало проблем и сложностей. Официальный перечень для большинства типов товаров небольшой:

  • товарно-транспортная накладная, подписанная на каждый элемент ассортимента в составе посылки, даже если их сотни видов;
  • водительское удостоверение лица, которое будет за рулем, с соответствующей категорией;
  • соглашение между грузоотправителем, получателем и фирмой, которая занимается доставкой;
  • путевой лист.

Все, что указано выше, необходимо вне зависимости от того, какого сорта продукты или изделия перевозятся. Их нельзя заменить на другие документы на перевозимый груз или отказаться от их оформления.

Кроме того, дальнобойщик должен быть вписан в разрешение или доверенность, в соответствии с которой он имеет право управлять этим ТС. Важно, чтобы это было документально закреплено.

Давайте разберем некоторые из них подробнее.

Подготовка

Есть 3 типа бумаг, которые обязательны в любой доставке:

  • для дальнобойщика;
  • на ТС;
  • на перевозимые товары.

В ГК РФ есть общие правила, они закреплены в главе 40. Все, что обязан делать перевозчик – вписано в следующую за ней 41.

Хранение документации при грузоперевозках - Совет Юриста

Какие документы могут оказаться нужны водителю для отправки, перевозки, различной транспортировки любого типа груза

Чтобы начать путь от грузоотправителя до получателя, транспортировщик должен обзавестись ВУ необходимой категории со всеми допусками. Он обязан быть обучен и проинструктирован, как именно пользоваться конкретным ТС. Также у него при себе подтверждения, что он имеет право владеть или пользоваться автомобилем.

Еще один пункт – путевой лист. Его выписывает заказывающая сторона, транспортная компания или частное лицо. Выписывается не больше, чем на месяц. Указываются точные даты действия и записывается:

  • число и время, когда водитель прошел медосмотр;
  • какой пробег был у машины на начало поездки;
  • какие расходы на ГСМ заложены на прохождение пути.

Если у груза нет особенностей, то этого комплекта будет достаточно, чтобы отправляться с ним. Для планирования перевозок опасных веществ и изделий потребуется специальная лицензия.

Кроме того, рекомендуется, чтобы в авто всегда был при себе трудовой договор лица, которое будет вести машину. Это подтвердит, что он справляется с задачей от своего нанимателя, поэтому должен доставить продукцию по адресу, а не занимается незаконной деятельностью. Если с ним вместе катается экспедитор, то ему тоже стоит брать с собой копию бумаг, подтверждающих трудоустройство.

На само транспортное средство предстоит оформить и везде брать с собой ПТС, талон о том, что техосмотр был пройден, а также страховой полис ОСАГО. Отсутствие любой из этих частей может обернуться проблемами, если остановит ГАИ.

Хранение документации при грузоперевозках - Совет Юриста

Что необходимо для перевозки: документы на груз, товарно-транспортная накладная

Один из обязательных пунктов, без которого не должны перемещаться никакие товары – ТТН. Внутри всегда оформляется 2 раздела. Один будет отвечать за факт сделки между покупателем и продавцом. Это основание, по которому со склада отправителя продукция списывается, а в базу получателя принимается. Кроме того, он становится поводом перечислить деньги за услуги.

Важно, чтобы заполнялись все поля, для которых есть информация. Все пустые желательно зачеркнуть. В случае если в 1 грузовом авто перемещается сразу несколько паллетов для разных клиентов, то для каждого создается собственная ТТН. По ней будет выполняться приемка.

Всего требуется распечатать 4 экземпляра, на каждом проставить печати и подписи. Один остается у отправляющей стороны, это юридическое основание для списания из складской зоны для товаров.

Потом начинают погрузку. Когда портится или надрывается упаковка или срывается вариант крепления изделия внутри, это вписывается в ТТН и заверяется продавцом.

Все остальные бумаги с водителем и его подписью отправляются к покупателю.

Когда покупка прибудет на место, получатель берет одну ТТН. Если во время движения партия была повреждена, то пишется акт, в котором все указывается. Ставится соответствующая отметка в самой ТТН. На основании этих файлов покупатель может предъявлять претензии. Если все хорошо, то грузополучатель ставит свои печати и подписи, 2 последних экземпляра уезжают обратно.

Какие документы могут оказаться необходимы для разной перевозки груза – если клиент сам приезжает и забирает покупку у продавца, то готовится не ТТН, а обычная товарная накладная.

На саму продукцию может потребоваться и другие бумаги. Если перемещаются продукты питания, то оформляется санитарный паспорт. Когда это скоропортящаяся партия, то готовится лист контрольных проверок. По нему проверяют, соответствует ли температура внутри автомобиля.

Для движения живых животных пригодится ветпаспорт и карантинный сертификат, который выдает Госсанэпиднадзор. Если же все это отправляется заграницу, то могут попросить подписать международные бланки, о которых речь пойдет ниже.

Комплект документов для перевозки грузов: образцы договоров

Ниже приведены ссылки на скачивание бланков для заполнения.

Так как склад является ключевым звеном между поставщиком и покупателем, от его правильной работы зависит функционирование всей системы. Если автоматизировать рутинные складские операции, то это позволит компании наладить стабильную деятельность с эффективным управлением процессами, благодаря чему увеличится прибыль. Обращайтесь в «Клеверенс» за решением ваших задач.

Договор между отправителем, получателем и посредником, осуществляющим доставку

С его помощью можно подтвердить, что все производится на законных основаниях. Бумага заключается между отправляющей стороной и перевозчиком. Ее обязательно подписывает водитель, который имеет право управлять ТС, или экспедитором, который участвует в процессе.

При необходимости можно заменить его доверенностью. Но важно, чтобы на ней были все рекомендуемые печати от лица компании.

Хранение документации при грузоперевозках - Совет Юриста

Перечень необходимых для оформления документов на погрузку и для перевозки грузов различным автомобильным транспортом: стандартный путевой лист

Здесь содержатся все данные о предстоящем маршруте. Его составляет фирма, которая занимается транспортировкой. Нельзя оформлять его без этих пунктов:

  • тип ТС, марка, модель, номер регистрации – нельзя двигаться на незарегистрированном транспорте или на том, который не указан в документации;
  • полное название организации, которая будет транспортировать продукцию;
  • сведения о том, сколько топлива предположительно потребуется на отправку;
  • дата, когда был заключен договор с предприятием, когда был подписаны бумаги;
  • номер ТТН, в которой перечисляется весь ассортимент к погрузке.

Кроме того, на любом путевом листе обязательно должен быть отрывной талон. Его готовят в процессе оформления всего необходимого на грузоперевозку, проставляют все печати. Затем его проверяют в фирме, которая будет выполнять доставку.

Поэтому он входит в пакет сопроводительных документов, подходящих для подготовленного и проинструктированного водителя при каждой перевозке груза или товаров для внутреннего перемещения.

После всех манипуляций его высылают вместе с чеком о том, что все оплачено, клиенту.

Хранение документации при грузоперевозках - Совет Юриста

Мобильность, точность и скорость пересчёта товара в торговом зале и на складе, позволят вам не потерять дни продаж во время проведения инвентаризации и при приёмке товара.

Узнать больше

Ускорь работу сотрудников склада при помощи мобильной автоматизации. Навсегда устраните ошибки при приёмке, отгрузке, инвентаризации и перемещении товара.

Узнать больше

Обязательная маркировка товаров — это возможность для каждой организации на 100% исключить приёмку на свой склад контрафактного товара и отследить цепочку поставок от производителя.

Узнать больше

Скорость, точность приёмки и отгрузки товаров на складе — краеугольный камень в E-commerce бизнесе. Начни использовать современные, более эффективные мобильные инструменты.

Узнать больше

Повысь точность учета имущества организации, уровень контроля сохранности и перемещения каждой единицы. Мобильный учет снизит вероятность краж и естественных потерь.

Узнать больше

Повысь эффективность деятельности производственного предприятия за счет внедрения мобильной автоматизации для учёта товарно-материальных ценностей.

Узнать больше

Исключи ошибки сопоставления и считывания акцизных марок алкогольной продукции при помощи мобильных инструментов учёта.

Узнать больше

Первое в России готовое решение для учёта товара по RFID-меткам на каждом из этапов цепочки поставок.

Узнать больше

Используй современные мобильные инструменты для проведения инвентаризации товара. Повысь скорость и точность бизнес-процесса.

Узнать больше

Показать все решения по автоматизации

Что еще может потребоваться

Не всегда все ограничивается основными бумагами. Иногда условия меняются и тогда становится важной другая документация:

  • паспорт на ТС, бланки, подтверждающие своевременный техосмотр;
  • если за рулем не владелец автомобиля, то лучше захватить договор, на основании которого он занимается доставкой;
  • накладная – когда в ТТН есть не вся информация о том, что находится внутри;
  • если везут что-то съедобное, то рекомендуется иметь санпаспорт;
  • ветпаспорт – если транспортируют живых животных, мясо, субпродукты;
  • для легальной перевозки спиртосодержащих изделий потребуют соответствующие лицензии и справки;
  • договор, в соответствии с которым произошла фактическая отгрузка;
  • подтверждение обязательного страхования владельца ТС;
  • сертификат, который подтверждает приемлемое качество изделий;
  • если все движется в рефрижераторе, то понадобится информация о том, как поддерживается и отслеживается температура в кузове.
Читайте также:  Раздел квартиры, купленной с материнским капиталом, при разводе - Совет Юриста

Осталось понять, какие документы нужны на провоз груза. В каждом конкретном случае могут появиться и другие бумаги, которые также необходимо своевременно оформлять и брать с собой в путь.

Иногда без них ответственные лица подвергаются штрафу за несоблюдение законов, потому что в изготовлении части видов продукции есть свои особенности. А иногда это заканчивается выяснениями с компетентными органами.

Поэтому перед первой транспортировкой стоит проконсультироваться у юристов, что еще может понадобиться, если автомобиль остановят с проверкой.

А теперь предлагаем разобрать часть указанных выше пунктов подробнее, чтобы разобраться, как они должны выглядеть.

Хранение документации при грузоперевозках - Совет Юриста

Оформление корректных документов на правильную перевозку грузов для дальнобойщика: паспорт оборудованного транспортного средства

Бумага, без которой нельзя покидать гараж. В ней содержится максимум информации о машине, ее марке, модели и годе выпуска. Вписан владелец, который несет за нее ответственность. Согласно этому бланку авто прошло обязательную регистрацию ТС в госорганах. Когда ее проверяют компетентные органы, то они могут узнать все о ТС.

Ветеринарный паспорт

По факту это документация, которая подтверждает личность животного, если транспортируются собаки, коты, племенные быки или лошади – любая живность, которая находится на балансе компании-отправителя.

В нем должны стоять отметки о профилактических осмотрах, ветрегистрации, всех вакцинациях и перенесенных заболеваниях. Особенно это касается пород, которые представляют ценность для страны и на которые ограничены международные перемещения.

Без ветпаспорта невозможно переехать в другое государство или отправить туда любимого пса.

Что нужно водителю для перевозки грузов: сертификат качества продукции

Стоит оформлять и отправлять с перевозчиком, так как без нее нет возможности законно перемещать, импортировать и продавать любые подконтрольные продукты питания. Проверка состояния предусмотрена для детских товаров, оборудования, техники, всего, что употребляется в пищу и других объектов.

Например, для мяса и мясосодержащих продуктов потребуется брать с собой специальную бумагу, которая подтвердит, что это качественные изделия и их можно употреблять в пищу. Согласно ей предмет соответствует нормам безопасности, техническим регламентам, ГОСТам и стандартам.

Какие важные документы нужны для особых случаев грузоперевозок по России

Иногда приходится доставлять необычную продукцию. Тогда необходимо иметь при себе официальные бумаги:

  • удостоверение, по которому компании разрешена транспортировка огромных, опасных и других необычных партий;
  • свидетельство, из него понятно, что водитель прошел специальную подготовку и может заниматься перевозкой, а также отработал и получил водительский стаж более 3 лет без перерыва деятельности;
  • сертификат, который указывает на безопасность продукции и подтверждает свойства тары;
  • знак отличия для необычных товаров;
  • свидетельство о том, что ТС было подготовлено к выполнению задач;
  • маршрут с прописанным сроком разрешения на доставку;
  • Ф. И. О., адреса, телефонные номера всех лиц, которые имеют отношение к процессу отправки конкретной партии;
  • путевой лист, где прописан номер опасности по всем требованиям ООН.

Если партия обладает слишком большие или необычные габариты, сильно отличается от привычных, то придется и на это получить разрешение. Иначе двигаться по дорогам не выйдет. За получение такой справки предстоит заплатить госпошлину.

Хранение документации при грузоперевозках - Совет Юриста

Для погрузки секретных документов нужно выполнять другие правила. Дело в том, что их оформление, создание копий – для всего этого требуются более сложные механизмы и знания по сравнению с обычными файлами.

Чтобы отправлять такие бланки, необходимо обеспечить полную безопасность транспортного средства, соблюсти все условия сохранности и доставки. Водителя следует обучить в соответствии с последними требованиями.

Какой штраф можно получить

Не так давно Минтранс принял закон, который относится к транспортировкам. Согласно этому проекту серьезно увеличились санкции за провоз без рекомендуемого пакета документов. Причем теперь будут штрафовать экспедитора и организацию.

Придется отдать 1500 рублей, если в ТС отсутствует:

  • заказ-наряд;
  • ТТН;
  • грузовая или транспортная накладная.

Для должностных лиц эта сумма увеличивается до 20000 рублей. А фирмы, которые профессионально занимаются отгрузкой и доставкой, могут заплатить за такое несоблюдение до 250 000 рублей.

Если доставлять партию без сопроводительных бумаг, то можно получить не только штраф, но и лишиться водительских прав. Стоит относиться к этому процессу серьезно, заверять все бланки в каждом органе, о которых говорилось выше.

Мы разобрали, какие документы на перевозку и перемещение между организациями груза могут оказаться нужны для транспортной компании или покупателя – частного лица. В статье есть информация о том, что потребуется в необычных случаях, если везут животных, алкоголь или продукты питания.

Учли все бумаги, которые пригодятся на ТС, перевозчика и с чем вообще рекомендуется отправляться со склада. Поговорили о том, какие санкции применяются к водителям и фирмам, которые не соблюдают основные правила.

Стоит действовать по закону, чтобы не платить штрафы и не беспокоиться о возможных ограничениях деятельности.

Количество показов: 29346

Сколько хранить договоры в организации

Сроки хранения документации организации, в том числе договорной, указаны в законодательстве (приказ Росахрива №236 от 20.12.

2019), так как имеют значение для контроля за ее деятельностью со стороны государства.

Но не всегда законы содержат точный ответ на вопрос, сколько лет нужно хранить договоры с контрагентами по конкретным видам взаимоотношений. В этом случае рекомендуется исходить из общих правил.

Зачем это нужно

Зачем, где и сколько хранить договоры с клиентами — вопросы, имеющие большое значение для деятельности организации. Контракты и соглашения определяют обязательства сторон — самой компании и ее партнера.

Текущее хранение соглашений (до их исполнения, прекращения или если их действие заканчивается в текущем году) организуется для отслеживания своевременного исполнения обязанностей, предъявления претензий, то есть обеспечения нормальной хозяйственной деятельности.

Руководитель организации решает, у кого должны храниться договоры во время их исполнения. Обычно это входит в полномочия юридического отдела или бухгалтерии, секретаря. Отслеживание выполнения обязательств вменяется конкретным лицам: юристу, начальнику склада и т. д. Для этого создается копия документа.

Хранение после передачи в архив имеет значение при расчете налогов и сборов (ст. 23 и ст. 283 НК обязывают юрлицо хранить документы о доходах и убытках не менее 4 и 10 лет соответственно), при осуществлении иных надзорных мероприятий.

Как определить срок

Чтобы решить, какой срок хранения договоров в организации установить для конкретного вида документов, рекомендуется обратиться к законодательным актам:

  • Налоговому кодексу;
  • ФЗ «Об архивном деле»;
  • ФЗ «О бухгалтерском учете».

Основной нормативный документ о сроках — Перечень видов документации организации (далее Перечень), утвержденный приказом Росархива №236 от 20.12.2019, применяемый с 18.02.2020. Поиск осуществляется по:

  • конкретному названию контракта, соглашения (но так сложно найти точную информацию, сколько хранятся договоры на оказание услуг, купли-продажи, поставки);
  • обобщенному наименованию вида контрактов (например, контракты, отдельно не включенные в основной Перечень).

Что делать, если срок не установлен

В соответствии с Перечнем в этом случае необходимо обеспечить сохранность документов в течение 5 лет с момента истечения срока действия, прекращения обязательств. Период в 5 лет отсчитывать необходимо с 1 января года, следующего за годом окончания делопроизводства.

Сроки в зависимости от вида договора

Чтобы узнать, сколько лет хранятся договоры с поставщиками, арендаторами, покупателями, рекомендуется обратиться к п. 1.3.1 приказа Росархива.

Основные позиции приведены в таблице:

Вид
Установленный период (лет)
Соглашения об определении долей в праве собственности До ликвидации организации
По оформлению земельных участков в собственность, купле-продаже и т. д. До ликвидации
Купле-продаже зданий, сооружений, имущественных комплексов До ликвидации
Аренды Недвижимого имущества — 10
Движимого имущества — 5
Залога 10
Проката 5
Поручения По недвижимому имуществу — 15
По движимому имуществу — 10
О передаче права на результат интеллектуальной деятельности 5
О закупках отдельными видами юрлиц 5
Учредительные Постоянно
Трудовые До ликвидации, затем передаются в муниципальный архив

Сколько хранить в архиве

Из системного толкования закона следует, что хранение договоров в организации подразделяется на два вида:

  • текущее (во время исполнения);
  • в архиве.

Такая классификация следует из общих начал делопроизводства. В приказе Росархива не указано, где должны храниться договоры в организации, на практике исходят из конкретной ситуации.

Пока документ используется, его хранят в конкретном отделе, бухгалтерии, затем — в архиве. Под законодательно установленным периодом сохранности понимается период после сдачи в архив. Информация о сроках берется из Перечня.

Если контракт смешанный, следует определить период сохранности для каждого вида и применять максимальный.

Последствия нарушения сроков

Важно знать, сколько хранятся договоры в архиве (5, 10 лет или больше), так как это имеет значение для налогообложения. По ст. 120 НК возможно привлечение к налоговой ответственности за грубое нарушение правил учета объектов налогообложения и первичных документов.

Хотя контракт обычно не относится к первичным документам, в судебной практике встречались случаи признания его подтверждением факта совершения хозяйственной операции. Ст. 126 НК предусматривает ответственность за непредставление документации для проведения налогового контроля.

Читайте также:  Как предотвратить расформирование класса в школе - Совет Юриста

Хранение документации при грузоперевозках - Совет Юриста

В КоАП перечислены составы правонарушений: грубое нарушение требований к бухучету (ст. 15.11) и нарушение правил формирования архивов (ст. 13.20). Эти нормы применяются при несоблюдении периодов сохранности, установленных в приказе Росархива.

Правила перевозки грузов автомобильным транспортом 2021: что изменилось и к чему готовиться перевозчикам – Дзен – АТИ, Центр: Система грузоперевозок

Рассказываем о нововведениях, которые облегчат работу водителей, логистов и… налоговых инспекторов.

1 января 2021 года вступила в силу новая редакция Правил перевозки грузов автомобильным транспортом – пожалуй, главного документа, регулирующего работу автоперевозчиков. Полный текст соответствующего постановления доступен по ссылке, а мы разберём основные изменения, с которыми придётся столкнуться перевозчикам.

Но сперва – о целях, которые преследовало правительство. В пояснительной записке к опубликованному летом прошлого года законопроекту отмечалось, что новые правила регламентируют электронный документооборот, смягчат требования к отдельным документам и помогут в реализации так называемой «регуляторной гильотины».

По мнению юриста Антона Смородникова, новые правила, помимо всего прочего, помогут налоговой службе ужесточить администрирование отрасли автоперевозок. Так ли это на самом деле?

Что изменилось в Правилах перевозки грузов автомобильным транспортом

Накладные подготовили к «цифре»…

Новая редакция Правил допускает оформление важных документов – транспортной накладной, сопроводительной ведомости и заказ-нарядов – в цифровом виде. Бумажные документы не упраздняются: они сохранят былую силу, но, когда заработает единая информационная система, перевозчики смогут обойтись без привычной бумаги.

Ожидается, что система начнет работу в 2022 году. Она будет собирать информацию из электронных документов. Оператором системы выступит государство.

Власти активно готовятся к запуску новой системы. Осенью 2020 года в пяти регионах России прошел эксперимент по использованию электронных транспортных накладных.

Машины крупных транспортных компаний использовали их на маршрутах в Москве и Московской области, в Калужской и Рязанской областях, в Краснодарском крае и в Татарстане.

По отзывам участников эксперимента, всё прошло гладко: на заполнение накладной уходила буквально пара минут, а в систему документ отправлялся практически мгновенно.

Можно предположить, что если в ходе реализации проекта не возникнет технических проволочек, уже с 1 января 2022 года все желающие смогут использовать электронные накладные в повседневной работе.

…и дополнили новыми полями

Кроме того, в правилах перевозки грузов изменилась форма транспортных накладных. Это изменение уже вступило в силу, и сегодня перевозчики заполняют документ по новым правилам.

Список изменений:

  • Добавлен раздел «Клиент», в котором необходимо указать сведения о заказчике перевозки;
  • В разделе «груз» теперь необходимо указывать информацию о грузах – их стоимость;
  • В разделе «транспортное средство» необходимо указать тип владения ТС (собственность, аренда или лизинг);
  • Если грузоотправитель является экспедитором, он должен поставить отметку в соответствующем поле.

Стоит отметить, что новые правила заполнения накладной вызвали у перевозчиков вопросы – об этом мы писали в январе. Тогда же сложившуюся ситуацию прокомментировал юрист Сергей Богатов.

Он дал советы перевозчикам, но отметил, что окончательную точку в спорах могут поставить лишь официальные разъяснения от Минтранса и Минфина.

К сожалению, по состоянию на апрель ведомства так и не ответили на вопросы профессионального сообщества.

С какими последствиями столкнутся перевозчики

Некоторые перевозчики и юристы уверены, что новые правила перевозок грузов созданы с целью ужесточения контроля со стороны налоговой инспекции. ФНС следит за автоперевозками и сегодня, но информация из электронных накладных, безусловно, облегчит работу налоговиков.

К примеру, автор канала «Перевозчик 116», предприниматель Константин уверен, что после введения этого новшества налоговой станет проще вычислять цепочки посредников, созданные для оптимизации налогообложения. Юрист Антон Смородников отмечает, что новые правила поддерживают политику «обеления» отрасли автоперевозок, которую в последние годы проводит государство.

Справедливости ради следует вспомнить, что электронные накладные будут использоваться наравне с бумажными документами — их использование не станет обязательным. Впрочем, рано или поздно государство всё же может заставить бизнес полностью перейти на «цифру», но это произойдет явно не в ближайшие годы. До тех пор все желающие смогут использовать для перевозки бумажные накладные.

Кроме того, электронные документы действительно удобнее – они экономят не только бумагу, но и время. Возможность внести необходимую информацию в накладную с помощью телефона прямо в транспорте ускорит оформление перевозки. Теоретически это может привести к сокращению сроков оплаты, которые сегодня нередко превышают 2 месяца.

Есть ли другие изменения?

Да.

Во-первых, в новых Правилах вводится понятие «водитель». Согласно пункту 6 главы I, водитель – это физическое лицо, осуществляющее управление ТС, состоящее в трудовых или гражданско-правовых отношениях с перевозчиком. Таким образом, водитель теперь должен иметь правоотношения с перевозчиком – работать на него официально или по договору.

Во-вторых, появился перечень реквизитов, которые должны быть указаны в заявке на грузоперевозку.

Помимо стандартных данных о контрагентах и адресах пунктов забора и приема грузов, в заявке на перевозку грузов должна содержаться информация о количестве грузовых мест, о параметрах ТС (тип, марка, грузоподъемность и вместимость), данные о грузах (сроки хранения и температурный режим), необходимые для соблюдения фитосанитарных, карантинных и иных требований указания.

В соответствии с новыми правилами перевозки, в заявке также должно содержаться отгрузочное наименование на каждый груз и информация о его состоянии.

Особое внимание уделяется опасным грузам. В заявке на автомобильную перевозку опасного груза необходимо указать информацию о каждом опасном веществе, изделии или материале – как это регламентирует соглашение о ДОПОГ.

Все остальные положения Правил – правила перевозки опасных грузов, габаритные и весовые ограничения, порядок оформления других документов – остались прежними.

Подводя итоги

Итак, новая редакция Правил перевозки грузов готовит перевозчиков к электронному документообороту, меняет правила оформления транспортных накладных и вводит обязательные реквизиты для заявок на перевозку. Каких-то фундаментальных нововведений, которые изменят работу перевозчиков, Правила не содержат, но этот документ важен для будущего внедрения электронного документооборота.

Интересно, что в постановлении правительства прописан срок завершения действия Новых правил – 1 января 2027 года. Возможно, чиновники уже сегодня задумываются о каких-то нововведениях, связанных с развитием электронного документооборота и цифровых сервисов и намерены внедрить их в дальнейшие редакции Правил. 

Сколько времени надо хранить документы организации и ИП

За время своей работы любой субъект предпринимательской деятельности (ИП или ООО) обрастает огромным количеством документов: регистрационных, учетных, отчетных, кадровых, разрешительных, оправдательных и подтверждающих.

И хотя на дворе XXI век, и электронный документооборот давно вписался в деловую практику, но документы в бумажном формате по-прежнему являются ничем не заменимой ценностью.

Срок хранения некоторых из них составляет 75 лет, что называется, рукописи не горят.

Нас, конечно, волнует не историческая ценность документов организации, а то, что отсутствие нужных бумаг, особенно по учету и кадрам, может создать сложности при прохождении проверок и привести к финансовым санкциям, проще говоря, к штрафам. Чтобы избежать денежных потерь, советуем время от времени проверять комплектацию всех необходимых документов или поручить эту проверки специалистам:

Обязанность собирать и хранить документы организации установлена законом N 125-ФЗ от 22 октября 2004 г. «Об архивном деле в Российской Федерации». Согласно ему организации и ИП обязаны обеспечивать сохранность архивных документов, в том числе кадровых. Перечень архивных документов приведен в Приказе Росархива РФ от 20 декабря 2019 г. N 236, состоит он из 12 разделов и содержит 657 пунктов.

Далеко не все из них имеют отношение к предпринимательской деятельности, поэтому предлагаем вам сверить свой документальный багаж с тем необходимым минимумом, который должны иметь организации и ИП.

Регистрационные документы организации и ИП

Начнем с документов, с которых, собственно, и начинается жизнь юридического лица или приобретение физическим лицом статуса ИП. Перечень регистрационных документов организации заметно больше, чем для ИП:

  1. Устав общества с ограниченной ответственностью. На сегодняшний день это единственный учредительный документ для ООО. Если в устав вносились изменения, желательно хранить и предыдущие его редакции с пометкой «недействителен в связи с принятием новой редакции устава от ___».
  2. Протокол общего собрания учредителей или решение единственного участника о создании ООО. Тут все понятно – этот документ является выражением воли учредителей на создание юридического лица.
  3. Список участников ООО. Список должен содержать актуальные сведения о каждом участнике (паспортные данные физического лица или данные организации), размер и стоимость доли каждого участника, сведения о её оплате. Если есть доли, принадлежащие самому обществу, то указывают информацию и о них.
  4. Свидетельство о государственной регистрации юридического лица или индивидуального предпринимателя (выдавалось до 2017 года).
  5. Свидетельство о постановке на учёт в налоговом органе (для ИП и ООО).
  6. Лист записи в ЕГРЮЛ (для ООО) или в ЕГРИП (для ИП). Что касается выписки из ЕГРЮЛ (ЕГРИП), то хранить их не нужно. Обычно банк, нотариус, контрагенты и т.д. запрашивают выписку со сроком давности не более месяца, поэтому при необходимости каждый раз надо получать ее заново.
  7. Письмо с информацией о кодах статистики (для ИП и ООО). Получить эти сведения можно, не обращаясь лично в органы статистики, а через форму на официальном сайте Росстата. Найти свои коды статистики вы можете и с нашей помощью. Просто распечатываете страницу с сайта с вашими кодами. Банки такой документ тоже принимают, но по желанию вы можете получить и официальный документ с печатью региональных органов статистики.
Читайте также:  Кто может стать усыновителем или опекуном/попечителем ребенка - Совет Юриста

Документы организации, подтверждающие ее юридический адрес

При открытии банковского счета банк потребует от клиента – организации «сведения о присутствии или отсутствии по своему местонахождению юридического лица и его постоянно действующего органа управления». Подтверждением юридического адреса организации могут быть следующие документы (по выбору):

  • Свидетельство о праве собственности на помещение, в котором находится ООО (если собственником является учредитель);
  • Договор аренды и акт приема-передачи помещения, а также копия свидетельства о праве собственности на помещение, заверенная арендодателем;
  • Согласие собственника на регистрацию ООО по домашнему адресу и копия свидетельства о праве собственности на помещение.

Такие документы также запрашивают налоговые органы (при первичной регистрации ООО и последующих изменений в ЕГРЮЛ) и лицензионные органы. Для ИП специальных документов, подтверждающих его адрес, нет. Достаточно копии прописки в паспорте.

Разрешающие документы организации и ИП на определенные виды деятельности

Здесь имеются в виду те виды деятельности, по которым требуется получение дополнительных документов от государственных служб:

  • Лицензии для лицензируемых видов деятельности;
  • Допуски СРО (для строительных компаний);
  • Подтверждение того, что вы подали уведомление о начале деятельности (в случаях, указанных в статье 8 закона № 294-ФЗ от 26.12.08);
  • Разрешения от СЭС и Госпождназора (для магазинов, учреждений общепита и гостиниц);
  • Сертификаты, выданные на вашу продукцию или услуги и т.д.

Учетные и отчетные документы организации и ИП

Учет и отчетность может быть бухгалтерским и налоговым. О том, чем отличается один от другого, можете узнать в этой статье.

Здесь же ограничимся тем, что бухгалтерский учет обязателен только для организаций, а налоговый учет ведут все налогоплательщики (в том числе, ООО и ИП).

Исходя из этого, перечень документов организации значительно весомее, чем у ИП, за счет бухгалтерской отчетности.

К бухгалтерским документам организации относят:

  • Регистры бухгалтерского  учета (главная книга, журналы-ордера, мемориальные ордера, журналы операций по счетам, оборотные и накопительные  ведомости, книги учета, инвентарные списки и др.);
  • Бухгалтерская отчетность (бухгалтерские балансы, отчеты о прибылях и убытках, пояснительные записки);
  • Рабочий план счетов бухгалтерского учета;
  • Учетная политика;
  • Переписка по вопросам бухгалтерского учета.

К документам, относящимся к налоговому учету (который ведут и организации, и ИП) относят:

  • Налоговые декларации;
  • Книги учета доходов и расходов;
  • Счета-фактуры;
  • Книги покупок и книги продаж;
  • Документы, подтверждающие налоговый убыток, сумма которого перенесена на будущие периоды;
  • Акты сверок с ФНС и справки о состоянии расчетов с бюджетом.

Первичные документы фиксируют факт хозяйственных операций и являются основанием для бухгалтерского и налогового учета:

  • Кассовые документы и книги;
  • Банковские документы;
  • Ордера, табели;
  • Накладные;
  • Авансовые отчеты;
  • Акты о приеме-сдаче имущества и услуг;
  • Акты о списании ТМЦ;
  • Квитанции и др.

Договоры и документы, подтверждающие их исполнение:

  • Договоры, соглашения, контракты, счет-договоры;
  • Протоколы разногласий по договорам;
  • Переписка, расчеты, справки, заключения к договорам и соглашениям;
  • Паспорт сделки;
  • Договоры о материальной ответственности;
  • Переписка о дебиторской/кредиторской задолженности;
  • Документы о приеме выполненных работ (акты, справки, счета).

Документы по контрольно-кассовой технике:

  • Паспорт кассового аппарата;
  • Карточка регистрации ККТ;
  • Журнал кассира операциониста;
  • Договор на обслуживание с ЦТО;
  • Использованные контрольные ленты;
  • Накопители фискальной памяти и др.

Кадровые документы организации и ИП

Кадровые документы находятся под особым вниманием налоговых органов, фондов (ПФР, ФОМС, ФСС) и трудовой инспекции (ГИТ). ИП-работодатели в отношении ведения кадровой документации имеют те же обязанности, что и работодатели-организации.

Приводим перечень кадровых документов организации и ИП, которые должен иметь каждый работодатель.

  1. Правила внутреннего распорядка
  2. Положение о защите персональных данных работников
  3. Штатное расписание
  4. Трудовой договор с каждым работником
  5. Личная карточка работника (форма Т-2)
  6. Трудовые книжки работников (если работник оформлен по основному месту работы)
  7. Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них
  8. Все документы, связанные с начислением и выплатой зарплаты и других выплат работникам
  9. Инструкции по охране труда по должностям (профессиям)
  10. Табель учета рабочего времени и расчета оплаты труда
  11. Журнал инструктажа (ознакомления с инструкциями)
  12. График отпусков
  13. Приказы и распоряжения руководителя по личному составу
  14. Должностные инструкции по каждой должности (если в договоре есть ссылка на инструкцию)
  15. Положение об оплате труда и премировании работников (если это не прописано в договоре)
  16. Положение об аттестации работников (если аттестация проводится)
  17. Положение о коммерческой тайне (если есть такое условие в договоре)
  18. Договор о полной материальной ответственности (не для всех работников)
  19. График сменности (при наличии сменной работы)
  20. Коллективный договор (если такой договор заключен)
  21. Документы об аттестации или оценке условий труда рабочих мест
  22. Документы об охране труда
  23. Журналы и книги учета по кадрам (трудовых договоров, приказов, личных дел, командировочных удостоверений, по воинскому учету и др.).

Сроки хранения документов организации и ИП

Обычно хранением документов занимаются бухгалтер, кадровый специалист, юрист, секретарь. Хорошо, когда работников несколько, и можно поручить ведение и хранение всей этой документации кому-то из них.

И все же, даже если же бизнес небольшой, а собственнику недосуг уделять этому вопросу много времени, задуматься о сохранности документов надо. Приводим сроки хранения основных групп документов организации и ИП (полный список смотрите в Перечне):

ДОКУМЕНТЫ СРОК ХРАНЕНИЯ
Регистрационные документы постоянно
Лицензии и сертификаты соответствия постоянно
Бухгалтерская годовая отчетность постоянно
Бухгалтерская квартальная отчетность 5 лет
Бухгалтерская месячная отчетность 1 год
Регистры бухгалтерского учёта, рабочий план счетов, учетная политика, переписка по вопросам бухучета 5 лет
Первичные учётные документы, книги и журналы учета 5 лет
Данные бухгалтерского и налогового учета для расчета и уплаты налогов, документы подтверждающие доходы и расходы, а также уплату (удержание) налогов 4 года
Налоговые декларации 5 лет
КУДиР для УСН постоянно
Годовые расчетные ведомости в ФСС постоянно
Квартальные расчетные ведомости в ФСС 5 лет
Декларации и расчеты по страховым взносам на пенсионное страхование 5 лет
Договоры и документы с ними связанные (кроме лизинга и залога) 5 лет
Документы, связанные с ККТ 5 лет
Документы по охране труда 5 лет
Трудовые договоры 75 лет
Личные дела руководителей организации постоянно
Личные дела работников 75 лет
Личные карточки работников 75 лет
Документы лиц, не принятых на работу (анкеты, заявления, резюме) 3 года
Подлинные личные документы работников (трудовые книжки, дипломы, свидетельства) до востребования, а невостребованные – 75 лет
Книги, журналы, карточки кадрового учета 75 лет

Где хранить документы организации и ИП?

Если документов немного, то проще всего создать собственный архив — хранить их в сейфе (несгораемом шкафу) или выделить под архив отдельную комнату. Законом конкретных требований к оформлению архива не предусмотрено, главное – чтобы он выполнял свою функцию сбора и хранения документов.

Документы последних трех лет, а также те, что постоянно требуются в работе (чаще всего, регистрационные) составляют так называемый оперативный архив, поэтому на долгое хранение не закладываются. Документы, хранящиеся не более пяти лет, по истечению срока хранения, должны быть уничтожены путем сжигания или разрезания в шредере.

Остальные документы, со сроком хранения более пяти лет, надо закладывать на хранение. Для этого их подшивают в тома, с количеством не более 250 листов в одном томе. Каждый лист тома нумеруют, составляют внутреннюю опись и обложку. Документы можно передать и на ответственное хранение специализированным архивным организациям, но это имеет смысл при большом их количестве.

Ответственность за сохранность документов организации и ИП

Хранить вышеперечисленные документы нужно, прежде всего, в интересах самого бизнесмена, потому что их отсутствие очень затрудняет (или даже делает невозможной) предпринимательскую деятельность. Но и меры ответственности, в виде штрафов, законом тоже предусмотрены.

Так, за отсутствие первичных документов за один налоговый период на должностных лиц налагается штраф в размере 10 тысяч рублей, а если это повлекло занижение налоговой базы, то штраф составит не менее 40 тысяч рублей.

Что делать, если документы утрачены? Утерянные регистрационные документы (свидетельства о госрегистрации и постановке на налоговый учет) или Устав можно восстановить, обратившись в налоговую инспекцию с заявлением о выдаче дубликата свидетельства или копии Устава.

Если утрачены учетные или кадровые документы организации или ИП, то должна быть создана комиссия по расследованию причин. Факт кражи документов должен быть подтвержден справкой из полиции; стихийных бедствий – справкой МЧС; затопления – справкой из ЖЭКа и т.д.

Далее документы, срок хранения которых не истек, надо будет восстановить.

За документами, связанными с расчетом и уплатой налогов, надо обращаться в налоговую инспекцию, а по уплате вносов, соответственно, в фонды.

В банке можно получить копии выписок по счету и копии платежных документов. Можно обратиться к контрагентам с просьбой выслать копии договоров, актов, товарных накладных, счетов-фактур.

Leave a Comment

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *