Перевод на дистанционную работу — совет юриста

Приказ о переводе на дистанционную работу — образец его есть в нашей статье — потребуется составить, если для работника, постоянно находившегося на рабочем месте, созданном работодателем, место осуществления работы становится удаленным. Рассмотрим особенности такого перевода и его правильное оформление.

Дистанционная (удаленная) работа дает работнику возможность осуществлять свой труд без привязки к определенному рабочему месту, хотя по всем иным параметрам он так же, как и обычный работник, подчиняется требованиям трудового законодательства (ст. 312.1 ТК РФ). Особый характер труда обусловливает ряд особенностей этой работы (гл. 49.1 ТК РФ):

  • она не требует постоянного присутствия работника на территории, находящейся под контролем работодателя, и позволяет работнику самостоятельно устанавливать приемлемый для него режим труда и отдыха, если иное не предусмотрено в трудовом договоре;
  • перечень обязанностей работодателя в части охраны труда суживается до нескольких вопросов (санитарно-бытового обслуживания, медицинского обеспечения, обязательного социального страхования от несчастных случаев, ознакомления работника с требованиями охраны труда);
  • выполнение работы может осуществляться средствами труда (оборудованием, компьютерными программами), рекомендованными работодателем и принадлежащими либо работнику, либо работодателю;
  • передача результатов труда может происходить посредством электронных средств связи;
  • для осуществления электронного взаимодействия возможно оформление для работника усиленной квалифицированной электронной подписи, позволяющей ему формировать юридически значимые электронные документы;
  • все особые условия, имеющие отношение к обеспечению трудового процесса, охране труда, предоставлению отпусков, увольнению, оговариваются в трудовом соглашении.

В связи с неблагоприятной эпидемиологической обстановкой, связанной с распространением коронавируса, многие сотрудники временно переведены на дистанционную работу. Эксперты «КонсультантПлюс» разъяснили порядок заполнения приказа на удаленную работу. Если у вас еще нет доступа к системе К+, получите пробный демо-доступ и бесплатно переходите к Готовому решению.

Переход к удаленной работе осуществляется по взаимному согласию между работником и работодателем и может быть как временным, так и постоянным.

Причем работника можно сразу принять на такую работу, а можно перевести на нее, получив соответствующее заявление сотрудника.

Однако в любом случае потребуется отразить факт подобной работы в трудовом договоре (если работника сразу берут на такую работу) или в дополнительном соглашении к нему (если происходит перевод).

Обратите внимание! Работодатель вправе  переводить работников на удаленку без их согласия в экстренных случаях, в т. ч. при эпидемиях. Такая норма была внесена в ТК законом от 08.12.2020 № 407-ФЗ. О других нововведениях читайте здесь.

Заключение соглашения о дистанционной работе может осуществляться путем электронной переписки, но непосредственно за ним должен обязательно последовать обмен бумажными экземплярами договора (дополнительного соглашения) через обычную почту. А вот процедуру ознакомления работника с приказом о приеме (переводе) на удаленную работу достаточно совершить через электронный обмен документами (ст. 68, 312.2 ТК РФ).

Образец трудового договора с дистанционщиком вы найдете здесь.

По согласию между работником и работодателем допускается невнесение сведений о периоде дистанционной работы в трудовую книжку. Трудовой стаж в этом случае будет подтверждать трудовой договор с записями, свидетельствующими о характере работы.

Но если вам требуется внести запись в трудовую книжку дистанционщика, получите бесплатный доступ к КонсультантПлюс, переходите в Путеводитель по кадрам и смотрите разъяснения экспертов и образец.

О значении и порядке определения трудового стажа читайте в статье «Общий трудовой стаж — что входит и как подсчитать».

Как оформить приказ о переводе на дистанционный труд

Перевод на удаленную работу может происходить в двух вариантах:

  1. Когда меняется только сам характер привязки к месту нахождения работодателя, а все остальные параметры работы (должность, показатели квалификации, уровень оплаты труда, привязка к структурному подразделению) остаются теми же, что и до перевода.
  2. Когда изменение характера привязки к месту нахождения работодателя совпадает с переводом:
  • в иное структурное подразделение;
  • на другую должность или в другую квалификационную категорию;
  • на другой оклад или тарифную ставку.

Для 1-го варианта достаточным будет создание единственного приказа произвольной формы, содержащего:

  • указание на суть вносимого изменения;
  • дату начала действия этого изменения;
  • перечень документов, послуживших основаниями для издания приказа.
  • Образец такого приказа можно увидеть на нашем сайте.
  • Перевод на дистанционную работу - Совет Юриста
  • Скачать образец
  • При 2-м варианте можно пойти двумя путями, оформив:
  1. Два приказа с одной датой:
  • о переводе работника на другую работу по унифицированной форме Т-5;
  • о переводе на дистанционный труд в произвольной форме;
  1. Один приказ на бланке, имеющем в основе унифицированную форму Т-5, но доработанную путем дополнения ее полем, отводимым для указания характера привязки к месту нахождения работодателя.

Подробнее о форме Т-5 читайте в материале «Унифицированная форма № Т-5 — скачать бланк и образец».

О нюансах налогообложения выплат дистанционным работникам вы можете узнать из Готового решения от «КонсультантПлюс», получив бесплатно пробный доступ к системе.

Итоги

Действующее законодательство допускает возможность осуществления работы дистанционно (без привязки к рабочим местам, созданным работодателем). Такая работа подчиняется требованиям ТК РФ, но имеет ряд особенностей, обусловленных удаленным характером труда.

Перевод на дистанционный труд осуществляется по согласованию между работником и работодателем путем отражения условий достигнутого соглашения в трудовом договоре или дополнительном соглашении к нему.

Приказ о переводе на удаленную работу оформляется в произвольной форме.

Более полную информацию по теме вы можете найти в КонсультантПлюс. Пробный бесплатный доступ к системе на 2 дня.

Как управляющей организации организовать дистанционную работу для сотрудников

В условиях пандемии многие работодатели стараются перевести сотрудников на работу из дома. УО, являясь непрерывно работающим предприятием, не может прекратить деятельность, но в их силах дать части коллектива возможность трудиться дистанционно. Рассказываем, как современные технологии способствуют организации удалённой работы сотрудников УО.

Трудовой кодекс РФ предлагает несколько вариантов оформления перевода сотрудников на удалённую работу

Трудовой кодекс РФ не содержит специальных норм, закрепляющих документально перевод работников на дистанционную работу, если для этого есть техническая и организационная возможность. В главе 49.

1 ТК РФ регламентированы особенности удалённой работы. Но оформление перехода сотрудника, уже работающего по трудовому договору, на «удалёнку» в период пандемии/эпидемии вызывает вопросы у работодателей.

Есть несколько способов это сделать:

  1. Согласно ст. 72 ТК РФ, которая разрешает изменение условий трудового договора по соглашению сторон. Изменения должны быть оформлены в письменном виде.

В таком случае с сотрудником заключается дополнительное соглашение к трудовому договору, в котором прописываются сроки и формат дистанционной работы, условия оплаты труда, порядок обмена документацией и информацией, а также порядок возмещения сотруднику расходов, которые он понёс дома для выполнения трудовых функций, например, электроэнергии для работы компьютера или телефонной связи и другие важные условия.

  1. Согласно ч. 2 ст. 72.2 ТК РФ работодатель в условиях эпидемии для её предотвращения или устранения последствий имеет право без согласия сотрудника перевести его на не обусловленную трудовым договором работу на срок до одного месяца. После окончания этого срока работодатель либо переводит сотрудника на привычный режим труда, либо заключает с ним допсоглашение, указанное в п. 1.

В мае 2016 года на информационном портале Роструда специалисты дали разъяснения по частному случаю перевода сотрудника на дистанционную работу в связи с переездом.

В частности, они указали, что трудовое законодательство РФ не предусматривает изменение условий трудового договора на дистанционный характер и предложили расторгнуть существующий договор и заключить новый с условием удалённой работы.

Управляющие организации оформляют перевод сотрудников на дистанционную работу внутренними актами: приказами, служебными записками, допсоглашениями. Под статьей, в прикрепленных материалах вы найдёте шаблоны таких документов.

Используйте их для организации удалённого труда работников УО.

При этом следует отметить, что работодатель не вправе заставить своих сотрудников перейти на дистанционный режим работы, если в стране не введены обязательные меры по переводу работников на «удалёнку».

Перевод на дистанционную работу - Совет ЮристаЦифровая платформа «Умная управляющая организация» от РосКвартала

Сотрудники УО в условиях пандемии работают в штатном режиме и принимают меры для нераспространения вируса

Вне зависимости от того, как оформляется в компании/организации переход сотрудников на дистанционную работу, важным условием для изменения режима труда является наличие возможности у человека выполнять свои обязанности из дома: технической и организационной. Наиболее ярким примером в этой сфере являются управляющие многоквартирными домами организации.

Они подпадают под определение непрерывно работающих предприятий, отвечающих за жизнеобеспечение и поддержание условий жизни населения, и поэтому не могут остановить работу даже в условиях пандемии и отправить всех сотрудников на удалённую работу, прекратив полностью контакты с людьми.

Читайте также:  Перевод средств при заключении договора займа - Совет Юриста

Они должны в штатном режиме убирать подъезды и придомовые территории, выполнять аварийные и иные заявки жителей домов, вести расчёты за ЖКУ, круглосуточно вести аварийно-диспетчерское обслуживание. Это позволит людям, работающим из дома или находящимся на карантине/в самоизоляции, провести это время с максимальным комфортом и в безопасности.

УО в России уже предпринимают меры противодействия распространению вируса:

  1. Проводят дезинфекцию подъездов и придомовой территории МКД:

Перевод на удаленную работу: как соблюсти закон

В Москве и других регионах реализуются меры профилактики распространения коронавирусной инфекции, в том числе принимаются указы и распоряжения, регулирующие трудовые отношения.

Трудовые отношения – это отношения, основанные на соглашении между работником и работодателем (ст. 15 ТК РФ). Поэтому изменение трудовых договоров и перевод сотрудников на дистанционную работу должны осуществляться исключительно по добровольному согласию.

Перевести сотрудника на дистанционную работу, в том числе временно, на основании только приказа или распоряжения работодателя нельзя. Переход на удаленный режим работы у сотрудника меняет место работы, которое в соответствии со ст.

57 ТК РФ является существенным условием трудового договора и введение профилактических мер по борьбе с распространением коронавируса не меняет данного порядка и не позволяет работодателям переводить сотрудников на дистанционную работу на основании односторонних распоряжений.

Перевод на удаленку не обязательно сопровождается расторжением существующего трудового договора. Достаточно внести в него соответствующие изменения. Сделать это можно, заключив с работником письменное соглашение об изменении условий трудового договора, в котором следует указать на дистанционный характер выполняемой им работы м прописать условия такой работы (ст. 72 ТК РФ).

Какие условия необходимо указать при изменении трудового договора

В трудовом договоре или соглашении о дистанционной работе необходимо прописать следующие условия.

Это – указание на дистанционный характер выполняемой сотрудником работы; место ее выполнения, под которым может пониматься место жительства работника или его нахождения; порядок и сроки обеспечения необходимым для исполнения работником своих обязанностей по трудовому договору о дистанционной работе оборудованием, программно-техническими средствами и средствами защиты информации; порядок и сроки представления дистанционными работниками отчетов о выполненной работе; размер, порядок и сроки выплаты компенсации за использование дистанционными работниками принадлежащих им оборудования, ПО и средств защиты информации; порядок возмещения других связанных с выполнением дистанционной работы расходов (например, оплата интернета).

Также в дополнительном соглашении к трудовому договору можно указать причины, по которым в него вносятся изменения и сотрудник переводится на дистанционную работу (в настоящей ситуации это будет профилактика и предупреждение коронавирусной инфекции). Соглашение подписывается работником и работодателем, и сотрудник переводится на дистанционную работу с момента, указанного в нем.

Труд дистанционных сотрудников

На дистанционных работников распространяется действие ТК РФ и иных актов, содержащих нормы трудового права. В том числе гарантируется право на еженедельный и ежедневный отдых, на получение в полном объеме заработной платы без каких-либо ограничений, на ежегодный оплачиваемый отпуск, на получение пособий по временной нетрудоспособности, на стимулирующие/премиальные выплаты и так далее.

Единственное отличие дистанционных сотрудников от обычных состоит в том, что они работают вне своего постоянного рабочего места. Но это не исключает контактов с работодателем и контроля с его стороны. Просто непосредственные, личные контакты в случае дистанционной работы заменяются на интернет-переписку, телефонные переговоры и обмен электронными документами.

По общему правилу режим рабочего времени и времени отдыха дистанционного работника устанавливается им по своему усмотрению. Но если в соглашении будет установлен конкретный график удаленной работы, сотрудник обязан будет его придерживаться (ч. 1 ст. 312.4 ТК РФ).

Это означает, что если в договоре будет прописано, что дистанционный сотрудник работает 5 дней в неделю с 9 до 18 часов, то отсутствие работника в указанное время на рабочем месте будет считаться прогулом и может повлечь неблагоприятные для него последствия, вплоть до увольнения (пп. «а» п. 6 ч. 1 ст. 81 ТК РФ).

Как правило, место выполнения работы выбирается самим дистанционным работником с учетом необходимости обеспечения постоянной связи с работодателем. Иными словами, сотрудник может работать из любого удобного для него места, где есть стабильный интернет и телефонная связь, позволяющие оперативно решать рабочие моменты.

Что касается непосредственных контактов с руководством, то их необходимо прямо обговорить в тексте соглашения о переводе сотрудника на дистанционную работу. Если в трудовом договоре или дополнительном соглашении о дистанционной работе не указано, что дистанционный сотрудник обязан в определенные дни присутствовать в офисе по месту нахождения работодателя, в офис он являться не обязан.

  • При этом работодатель, не закрепивший данные условия в трудовом договоре, не вправе будет уволить работника за прогул или за систематическое непоявление по месту нахождения работодателя.
  • Более того, вызов дистанционного работника в офис будет считаться служебной командировкой, и, если из офиса работник имеет возможность ежедневно возвращаться к месту постоянного жительства, ему необходимо будет выплачивать суточные.
  • Охрана труда дистанционных сотрудников

Перевод сотрудника на удаленку не исчерпывается заключением с ним соглашения о дистанционной работе. Следует помнить, что на удаленных сотрудников распространяются такие же права и гарантии соблюдения этих прав, что и на всех прочих работников. В частности, со стороны работодателя им должны обеспечиваться безопасные условия труда.

Но в то же время обязанности работодателя по обеспечению безопасных условий и охраны труда дистанционных работников носят ограниченный, по сравнению с обычными сотрудниками характер.

В отношении дистанционных сотрудников работодатель в сфере охраны труда должен исполнять следующие обязанности (ч. 2 ст. 312.

3 ТК РФ): расследовать и вести обязательный учет несчастных случаев и профессиональных заболеваний; выполнять предписания проверяющих должностных лиц, обнаруживших нарушения прав дистанционных работников; осуществлять обязательное социальное страхование дистанционных работников от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний; осуществлять ознакомление дистанционных работников с требованиями охраны труда при работе с оборудованием и средствами, рекомендованными или предоставленными работодателем.

Другие обязанности работодателя по обеспечению безопасных условий и охраны труда на дистанционных работников не распространяются. В частности, в отношении дистанционных работников работодатель не обязан выдавать за свой счет средства индивидуальной защиты.

Таким образом, при наличии обоюдного согласия работодателя и сотрудника перевести его на удаленную работу не составляет большого труда.

При этом, во время текущей эпидемии коронавируса работодатель получает возможность уберечь своих работников от вирусной опасности и сэкономить значительные средства на обеспечении охраны труда, а работник – возможность более эффективно планировать свое рабочее время и снизить до минимума вероятность заражения.

ОРАНА ТРУДА РАБОТНИКОВ, ОСТАЮЩИХСЯ НА РАБОЧИХ МЕСТАХ

Все работодатели обязаны обеспечивать безопасность своих сотрудников на рабочих местах, а также их санитарно-эпидемиологическое благополучие. Нарушение требований охраны труда влечет для работодателей ответственность по ст. 5.27.1 КоАП РФ. Данное нарушение грозит ИП штрафом в размере от 2 000 до 5 000 рублей, а юридическому лицу — от 50 000 до 80 000 рублей.

Необеспечение работников средствами индивидуальной защиты влечет наложение штрафа на ИП в размере от 20 000 до 30 000 рублей, на юридических лиц — от 130 000 до 150 000 рублей. Повторное совершение указанных нарушений грозит организациям штрафом в размере от 100 000 до 200 000 рублей или административным приостановлением деятельности на срок до 90 суток.

Несоблюдение организациями и ИП действующих санитарных правил и гигиенических нормативов влечет ответственность по статье 6.3 КоАП РФ. Штрафы назначаются в размерах от 500 до 1 000 рублей – для ИП и должностных лиц организаций и от 10 000 до 20 000 рублей – для юридических лиц. Также за нарушение санитарных правил деятельность организации и ИП могут приостановить на срок до 90 суток.

Что нужно сделать, чтобы можно было работать из дома?

Ответ: Для того, чтобы перевести сотрудников на работу на дому, работодатель должен:

1. Определить списки работников, переводимых на удаленную работу на дому, и порядок организации работы. Порядок организации работы подразумевает под собой график, способы обмена информацией о производственных заданиях и их выполнении, возможность использования ресурсов организации на дому.

2. Издать приказ о временном (на период мероприятий, направленных на нераспространение новой коронавирусной инфекции (2019-nCoV) переводе сотрудников на удаленную работу на дому и ознакомить с ним работников.

Перевод на удаленную работу должен проходить с учетом производственных возможностей, т.е.

Читайте также:  Документы, выдаваемые при закрытии кредита - Совет Юриста

важно убедиться, что у вашего сотрудника есть ресурсы для выполнения этой работы или вы можете ему предоставить необходимую технику/материалы.

Вопрос: Требуется ли согласие работника на перевод в связи с коронавирусом, как в этом случае производится оплата?

Ответ: Работник может быть переведен без его согласия на срок до одного месяца на удаленную работу на дому у того же работодателя. В этом случае оплата труда производится по выполняемой работе, но не ниже среднего заработка.

  1. Московская федерация профсоюзов оказывает бесплатную юридическую помощь и дает разъяснения сотрудникам, работающим из дома.
  2. Горячая линия: 8 (495) 668-66-01
  3. Электронная почта: main@mtuf.ru

Перевод сотрудников на удалённую работу: как оформить и технически обеспечить эффективное и безопасное взаимодействие

Сейчас у работодателей есть возможность найма удалённых сотрудников. В этом случае необходимо заключить трудовой договор о дистанционной работе. Но кроме этого есть возможность перевода действующих сотрудников на удалённый режим работы. В этом случае нет нужды заключать новый трудовой договор, но потребуется грамотно оформить изменения в правоотношениях.

Что нужно учесть:

  1. Решение о переводе сотрудника на удалённую работу — взаимное решение двух сторон. Работник не может потребовать перевода, если работодатель против. Так же и работодатель обязан согласовать вопрос с конкретным сотрудником. Если он против, перевод невозможен.
  2. Если все стороны согласны, достаточно внести изменения в действующий трудовой договор или подписать дополнительное соглашение к нему. В любом случае предварительно работодатель должен издать соответствующий приказ о переводе сотрудника на удалёнку.
  3. Перевод на дистанционную работу может носить как временный, так и постоянный характер — это нужно отразить в приказе и изменённых условиях трудового договора.
  4. При подготовке изменений в условия трудового договора или допсоглашения к нему рекомендуется придерживаться правил заключения трудового договора о дистанционной работе (ст. 312.2 ТК РФ).
  5. Сведения об удалённом режиме работы ТК РФ разрешает не вносить в трудовую книжку, но только если это обоюдное решение сторон.
  6. На удалённых сотрудников распространяются все права и гарантии их соблюдения, предусмотренные трудовым законодательством, поэтому какие-либо отхождения недопустимы.

Первые шаги по переводу сотрудников на удалёнку

Чтобы быстро решить все формальности и технические вопросы, важно сразу определиться:

  1. Кто именно из сотрудников будет переведён на удаленную работу — отдельные работники, одно или несколько подразделений или весь офис.
  2. По какому графику, в каком режиме будет осуществляться работа (рабочее время, часы отдыха, выходные дни).
  3. Какие технические средства, оборудование и программное обеспечение будут использоваться удалёнными сотрудниками. Возможно ли использование личных устройств и программного обеспечения или нужно обеспечить работников необходимой программно-технической базой. Речь идет не только о функциональности и производительности, но и об информационной безопасности. Последнее особенно важно, когда требуется избежать утечек информации, предотвратить несанкционированный доступ к корпоративным информационным базам, сетям и системам.
  4. Требуется ли оформление удалённым сотрудникам сертификата усиленной квалифицированной электронной подписи и в каком порядке будет решена эта задача.
  5. Кто конкретно будет отвечать за техническое обеспечение и обеспечение информационной безопасности, а также за юридическое оформление перевода на удалённый режим работы.

Основная нагрузка ляжет на IT-службу и кадровое подразделение. Поэтому их целесообразно сразу же привлечь для подготовки плана действий.

Крайне нежелательно использовать личные технические ресурсы сотрудников — домашние компьютеры и установленные на них программы.

В идеале нужно продумать организацию виртуального рабочего офиса нужной функциональности и высокого уровня информационной безопасности.

Приказ о переводе на дистанционную работу и трудовой договор

Оформление этих документов — основная часть юридической работы по переводу сотрудника на удалёнку.

Первично издается приказ. Предполагается, что согласие сотрудника на перевод уже получено. Согласие сотрудника лучше оформить письменно. Как вариант, в приказе делается отметка не только об ознакомлении работника, но и о его согласии на удалённый режим работы.

Возможны два варианта перевода на дистанционную работу:

  1. Меняется только режим работы — сотрудник переводится на удалёнку с сохранением всех прочих условий.
  2. Меняется не только режим работы, но и некоторые другие условия (должность, оклад/ставка, структурное подразделение и т.п.).

В первом случае достаточно подготовить приказ в свободной форме, указав:

  • дату и место издания приказа, его регистрационный номер;
  • суть изменения — перевод на дистанционную работу;
  • дату начала дистанционной работы;
  • сохранение всех прочих действующих условий трудового договора;
  • необходимые поручения для кадровой службы.

Если меняется не только формат работы, но и другие её условия, для подготовки приказа используется унифицированная форма Т-5 — о переводе сотрудника на другую работу. Форму придется немного доработать — дополнить полем, где указать на дистанционный формат работы.

В зависимости от планируемых изменений вносятся изменения и в трудовой договор. В большинстве случаев практикуется подписание дополнительного соглашения, которое отражает новые условия работы.

В соглашении нужно указать:

  • новый режим работы и его сроки;
  • режим труда и время отдыха (если не указать, работник вправе сам определять эти параметры);
  • размер оплаты труда (сохраняется, изменяется, если изменяется, то каким образом);
  • порядок электронного обмена служебными, другими документами и сведениями;
  • порядок обеспечения сотрудника оборудованием, устройствами, программным обеспечением и прочими средствами, необходимыми для выполнения трудовых функций;
  • порядок определения размера и выплат работнику компенсации за использование частных ресурсов (электроэнергия, связь, интернет и другие) в рабочих целях;
  • порядок обеспечения сотруднику безопасных условий работы и охраны труда;
  • порядок (правила, формы, сроки) контроля со стороны работодателя за работником, выполнением им трудовых функций, решением задач и т.п.

Если меняются другие условия, помимо режима работы, они также должны быть отражены в дополнительном соглашении. Аналогично решается вопрос и с дополнительными условиями дистанционной работы, которые работодатель хочет предусмотреть.

Организационные и технические моменты дистанционной работы

С организационной и технической стороны, возможно построение разных моделей дистанционной работы.

Учитываются:

  • специфика деятельности компании;
  • количество сотрудников на дистанционной работе, их функции;
  • рабочие процессы, которые переводятся на удалёнку и которые остаются прежними;
  • используемые информационные системы;
  • организация документооборота, в том числе ЭДО;
  • организация взаимодействия дистанционных и офисных сотрудников;
  • необходимые средства и способы контроля сотрудников;
  • необходимый уровень информационной безопасности;
  • допустимые затраты на построение эффективной и безопасной работы;
  • другие особенности.

Ошибочно отталкиваться только от возможных расходов на организацию удалённой работы. Такой подход, как правило, ведет к приобретению готовых продуктов и решений, которые преимущественно рассчитаны на быстрое и дешёвое внедрение при базовом (минимальном) наборе средств защиты.

Ошибкой будет и использование личных ресурсов сотрудников: домашнего компьютера, смартфонов и планшетов, установленного на них стандартного программного обеспечения, в том числе антивирусного, а также личной электронной почты.

Такой домашний офис, как правило, очень слабо защищён от взлома, а порой и вовсе не защищён.

Что важно предусмотреть:

  1. Основной защищённый канал связи, единый для всех сотрудников.
  2. Запасной защищённый канал связи на экстренный случай.
  3. Защищённый канал связи между сотрудниками (подразделениями) и контрагентами (заказчиками, покупателями и т.д.).
  4. Оформление сертификата усиленной квалифицированной подписи для удалённых сотрудников, которые участвуют в юридически значимом электронном документообороте.
  5. Систему электронного документооборота и оперативного обмена информацией.
  6. Корпоративную (деловую) почту.
  7. Техническую поддержку для всей системы удалённой работы.

У каждого дистанционного сотрудника должно быть удалённое рабочее место (удалённый рабочий компьютер) — функциональное и безопасное, при этом интегрированное в единую корпоративную систему.

Разбираем новый закон об удаленной работе

С 1 января 2021 года вступили в силу изменения трудового законодательства в части совершенствования правового регулирования дистанционной работы – Федеральный закон от 08.12.2020 №407-ФЗ «О внесении изменений в Трудовой кодекс РФ в части регулирования дистанционной (удаленной) работы» (далее – Закон об удаленной работе).

  • В целом, можно отметить факт достаточно быстрой и адекватной реакции законодателя на изменившиеся условия хозяйственной и трудовой деятельности, в том числе, обусловленные введением ряда ограничительных мер по профилактике распространения новой коронавирусной инфекции.
  • Так, закон фактически подтвердил уже широко применяемые в течение всего 2020 года на практике меры по экстренному переводу отдельных работников на удаленку, ввёл гарантии прав дистанционных работников на полную оплату труда и др.
  • Остановимся на основных новшествах закона.
Читайте также:  Получение бесплатной земли от государства - Совет Юриста

Ключевые положения закона

1.     На законодательном уровне установлено, что понятие «дистанционная работа» и «удаленная работа» — это синонимы

До принятия закона даже среди разъяснений Роструда встречались мнения, что удаленная работа оформляется просто приказами, в то время как дистанционная обязательно регулируется письменным соглашением с работником.

Подобные дискуссии были распространены и среди кадровых работников компаний, что влекло сложности документооборота. В настоящее время это устранено и понятия синхронизированы (ст. 312.1 ТК РФ).

2.     Устанавливается понятие «дистанционный работник»

При определении понятия «дистанционный работник» новый закон указывает, что это лицо, выполняющее работу и взаимодействующее с работодателем не только посредством информационно-телекоммуникационных сетей (Интернета), но и сетей общего пользования. Таким образом, к дистанционной работе теперь относится и взаимодействие с персоналом по телефону, мессенджерам, с помощью SMS и т.п.

3.     Определен порядок заключения договоров

Введены нормы о порядке заключения трудовых договоров (допсоглашений) о дистанционной работе без вызова сотрудника в офис. Например, если нет возможности оформить письменные документы с личным присутствием работника, проставлением «живых» подписей и т.п. (ст. 312.3 ТК РФ).

В таком случае закон предусматривает возможность заключения таких соглашений с использованием квалифицированной электронной подписи, что исключает злоупотребления сторон в этой части. Отмечу, что на практике ранее встречались случаи подписания кадровых документов родственниками работника и т.п.

При этом сам процесс взаимодействия сторон по уже заключённым договорам о дистанционной работе может осуществляться просто путём обмена электронными документами (отчетами, заданиями и т.д.) без использования квалифицированных подписей.

4.     Предусмотрен порядок регулирования режима работы и отдыха

Законодатель предоставил работодателю возможность регулирования режима труда и отдыха дистанционных работников в локальных нормативных актах, в том числе Правилах внутреннего трудового распорядка, тогда как ранее это допускалось только по соглашению с конкретным работником, что отчасти предоставляло работникам более свободный график работы, льготный режим исполнения трудовой функции.

В настоящее время эти нормы немного ужесточены в плане повышения управляемости трудовым процессом дистанционного работника со стороны работодателя (ст. 312.4 ТК РФ). Однако также сохранена возможность соглашением сторон определять особый режим работы дистанционного работника и иную специфику в этой части.

5.     Рабочее время на переписку тоже оплачивается

Новшеством закона является норма о том, что время взаимодействия дистанционного работника с работодателем включается в рабочее время. Это сняло вопросы о том, насколько корректно оплачивать время рабочих совещаний, передачи поручений работникам, разъяснение специфики вопроса по телефону или с использованием средств видеосвязи.

В настоящее время все эти процессы отнесены к рабочим и подлежат оплате (ст. 312.4 ТК РФ).

6.     Зарплата не снижается

Законодатель ввел новое императивное требование о том, что выполнение работником трудовой функции дистанционно не может являться основанием для снижения ему заработной платы (ст. 312.6 ТК РФ).

Это новшество важно для обеспечения гарантий прав дистанционных работников на полную оплату труда, поскольку уже были случаи, когда сам факт перевода на удаленную работу воспринимался многими компаниям как повод для понижения стимулирующих выплат, премий за эффективность и интенсивность труда, поскольку дистанционный работник априори не имеет подобной нагрузки. Это порождало споры и конфликты с работниками, в том числе обращение в суд с требованием погашения разницы в зарплате.

В настоящее время такие ситуация должны сойти на нет.

7.     Обратная связь регулируется

В части 3 статьи 312.3 Трудового кодекса отмечено новое требование о том, что при взаимодействии посредством обмена электронными документами стороны должны направлять друг другу подтверждение получения таких документов, и это должно быть сделано в срок, установленный локальным нормативным актом или соглашением сторон.

Это отчасти позволяет работодателю регламентировать вопрос обязательной обратной связи от работника по направляемым поручениям, запросам и т.п., поскольку ранее Трудовой кодекс РФ таких обязанностей на сотрудников не возлагал. Зачастую это позволяло злоупотреблять дистанционным характером работы.

8.     Оценка условий труда не нужна

Новый закон фактически отменил широкий спектр обязанностей компаний по вопросам обеспечения норм охраны труда в отношении дистанционных работников, оставив лишь нормы об обязательном социальном страховании работника от несчастных случаев, по расследованию таких случаев.

Законодатель теперь четко установил, что, например, в отношении рабочих мест дистанционных работников не нужно проводить специальную оценку условий труда, не нужно проводить с ними инструктаж по охране труда и предпринимать другие меры.

Теперь достаточно лишь ознакомить работниками с требованиями по безопасному использованию оборудования, если оно предоставляется дистанционному работнику компанией (ст. 312.7 ТК РФ).

9.     Введен ограниченный перечень специальных оснований увольнения дистанционных работников

Ранее в этой части работодатель мог в соглашении о дистанционной работе указывать широкий перечень оснований увольнения работника, который применим в отдельно взятой компании.

Часто это становилось поводом для злоупотребления со стороны организаций, которые иногда включали в договоры о дистанционной работе условия о возможности прекращения трудового договора просто путём извещения об этом работника, например, за 1 неделю и без выплаты каких-либо компенсаций.

Формально-юридически это соответствовало прежней редакции ст. 312.6 ТК РФ, поскольку работник подписал такое соглашение.

  1. Сейчас эти меры существенно сокращены, а среди дополнительных оснований увольнения указаны только две:
  2. а) если в период выполнения трудовой функции дистанционно работник без уважительной причины не взаимодействует с работодателем более двух рабочих дней подряд со дня поступления соответствующего запроса работодателя;
  3. б) трудовой договор с работником, выполняющим дистанционную работу на постоянной основе, может быть прекращен в случае изменения работником местности выполнения трудовой функции, если это влечет невозможность исполнения работником обязанностей по трудовому договору на прежних условиях.
  4. Все остальные основания увольнения общие и строго регламентированы иными нормами ТК РФ.

10.  Допустим смешанный формат работы

Закон фактически устранил пробел в нормативном регулировании возможности применения работодателями смешанных режимов работы, предусматривающих чередование удаленного труда и работы на стационарном рабочем месте.

Так, ранее по этому поводу специалисты Роструда в целом высказывались отрицательно, указывая, что смешанные режимы работы прямо не допускаются ТК РФ. Теперь в новой ст. 312.

4 ТК РФ указано, что соглашением сторон могут быть определены условия и порядок вызова работодателем дистанционного работника для выполнения им трудовой функции на стационарном рабочем месте или его выхода на работу по своей инициативе.

Тем самым, фактически допускается возможность законного чередования работы сотрудника в офисе и на дому.

11.  Работодатель в отдельных случаях может переводить сотрудника на удаленку без его согласия

Законодатель вывел в ранг обязательной нормы условие о возможности перевода работников без их согласия на дистанционную работу в случае возникновения экстренных случаев, таких как эпидемии, стихийные бедствия, а также при принятии соответствующих решений региональными органами власти.

Тем самым, фактически легализована практика перевода значительного количества лиц на удаленку по распоряжению губернаторов в связи с необходимостью выполнения профилактических мер по коронавирусу.

В новой ст. 312.9 ТК РФ по этому поводу отмечено, что такой перевод даже не требует согласия персонала и внесение изменений в трудовые договоры работников, тем самым, эти аспекты полностью отданы на откуп работодателей.

Тем не менее, закон предусмотрел, что в случае принятия таких решений организация обязана обеспечить работника необходимым оборудованием для работы удаленно (если работник им не располагает), а также обучить его работе на нем.

При отсутствии такого оборудования, а также невозможности по специфике трудовой деятельности перевести работника на удаленку, работник подлежит направлению в простой с оплатой 2/3 оклада – по обстоятельствам, не зависящим от сторон.

Кроме того, в законе нет четкого регулирования вопроса порядка компенсации дистанционному работнику использования им в работе собственного оборудования и программных средств. Указано лишь то, что при использовании их работником с согласия работодателя, последний выплачивает работнику компенсацию (ст.312.6 ТК РФ).

В заключении добавлю, что среди специалистов сейчас обсуждается вопрос о максимально допустимом шестимесячном сроке временной удаленной работы, которая устанавливается по соглашению сторон (ст.312.1 ТК РФ).

Также законом не разрешен вопрос о последствиях: если этот срок истек, а работник все равно продолжает трудиться удаленно, и работодателя это устраивает.

Полагаем, что в данном вопросе в ближайшее время могут появиться дополнительные разъяснения Роструда.

Leave a Comment

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *