Требование документации в электронном виде — Совет Юриста

Электронный документооборот в организации позволяет оптимизировать процесс работы с документами на всех стадиях: от составления проекта до утверждения и отправки готового экземпляра. Как внедрить систему электронного документооборота в организации и какова специфика его применения в различных подразделениях компании, расскажем в нашем материале.

Внедрение электронного документооборота в организации происходит в несколько этапов:

Этап 1. Анализ существующей системы работы с документами

Документы могут создаваться в компании или поступать в нее как в бумажном, так и в электронном виде. Анализ может выявить такие недостатки действующего в компании документооборота, как:

  • утеря документов;
  • их излишнее дублирование;
  • длительное время согласования;
  • затраты на распечатку или получение скан-образа бумажного документа и т. д.

Действующая в компании система может уже не отвечать современным требованиям к работе с документами, таким как:

  • удобный механизм поиска;
  • оперативный контроль на всех этапах работы с документом;
  • возможность санкционированного редактирования и согласования.

А также иным предъявляемым к системе требованиям, связанным со спецификой документооборота в компании.

Этап 2. Формулирование требований к системе электронного документооборота и разработка плана ее внедрения

На этом этапе объединяются усилия руководства компании и ИТ-специалистов для грамотной постановки целей и задач, решаемых посредством системы электронного документооборота. Система как минимум должна обеспечивать:

  • входной и выходной регистрационный контроль документов;
  • перевод бумажных документов в электронный вид (их сканирование и распознавание);
  • обмен документами между структурными единицами компании;
  • классификацию документов по группам;
  • оперативный поиск документа по ключевым параметрам и тексту;
  • создание резервных и архивных копий;
  • возможность управления правами доступа;
  • решение иных задач.

Отдельно формулируются задачи для работы с документами, рождающимися непосредственно в самой компании. Система должна позволять:

  • создавать, корректировать, согласовывать проекты документов;
  • контролировать исполнителей по срокам;
  • протоколировать все действия с документом и т. д.

С учетом поставленных задач составляется план внедрения системы электронного документооборота в компании.

Этап 3. Разработка регламента работы системы

В регламенте:

  • закрепляются основные правила работы системы;
  • определяется список документов, участвующих в электронном документообороте;
  • утверждаются их шаблоны и форматы;
  • описывается технология перевода бумажных документов в электронные;
  • детализируются правила доступа к документам;
  • расшифровываются другие нюансы работы системы.

Этап 4. Подготовка к запуску системы и обучение пользователей

На этапе внедрения тестируется система электронного документооборота, производятся необходимые настройки оборудования и программного обеспечения. Производится установка паролей, персоналу разъясняются особенности доступа к системе.

Кроме того, персонал проходит обучение и проверку знаний инструкций по работе в системе электронного документооборота.

Этап 5. Оформление официального запуска системы в эксплуатацию

Для запуска системы электронного документооборота на предприятии необходимо издать приказ или распоряжение. Что в нем указать, расскажем в следующем разделе. 

Приказ о переходе на электронный документооборот

Чтобы система электронного документооборота на законных основаниях начала функционировать, издается приказ, в котором:

  • указывается дата начала работы системы;
  • закрепляется вступление в силу сопутствующей организационной документации (регламентов, инструкций, правил);
  • утверждается список лиц, которым предоставляется доступ к системе;
  • детализируются сроки проведения инструктажей и обучения сотрудников;
  • расшифровываются иные нюансы, связанные с внедрением системы электронного документооборота.
  • Образец приказа о переходе на электронный документооборот (выдержка):
  • Требование документации в электронном виде - Совет Юриста
  • C приказом нужно ознакомить всех причастных сотрудников.

Положение об электронном документообороте

Иногда компании разрабатывают отдельный документ по работе с электронными документами, объединяя в нем все сопутствующие инструкции и регламенты. Называется такой документ «Положение об электронном документообороте».

  1. Что включить в это положение и насколько детализировать отдельные вопросы по работе с системой, решает сама компания. Ориентировочный набор разделов представлен на рисунке:
  2. Требование документации в электронном виде - Совет Юриста
  3. Образец Положения об электронном документообороте в организации (выдержка):
  4. Требование документации в электронном виде - Совет Юриста

Система электронного документооборота: программы для автоматизации, степень охвата, отраслевая специфика

Организация электронного документооборота на предприятии — процесс затратный и трудоемкий. Не всем под силу автоматизировать одновременно все рабочие места и объединить все цепочки работы с документами в единую систему.

На помощь приходят специализированные программы, позволяющие автоматизировать хотя бы отдельные участки деятельности предприятия и организовать минимально возможный электронный документооборот.

Такие программы для электронного документооборота в организации доступны даже самым мелким хозяйствующим субъектам.

Обычно они приобретаются для учетных нужд (бухгалтерского и налогового учета) с элементами кадрового документооборота.

Это не самый лучший способ внедрения на предприятии электронного документооборота. Но при отсутствии необходимых ресурсов автоматизация отдельных участков и служб предприятия помогает отчасти облегчить работу с документами.

Специалисты в области электронного документооборота рекомендуют иной подход. Если для внедрения полноценной эффективной системы работы с документами у предприятия недостаточно ресурсов, следует решать вопрос не локально.

Электронный документооборот нужно внедрить не по избранным участкам, а в качестве общей системы, объединяющей все подразделения.

При этом изначально можно заложить минимальный набор функций, а постепенно наращивать функционал, надстраивая систему под нужды и масштаб компании.

В последнее время происходит разделение разработчиков программ электронного документооборота по отраслевой специфике (программы отдельно для госсектора, телекоммуникаций и т. д.).

Далее остановимся подробнее на кадровом и юридическом электронном документообороте (на что обратить внимание при их создании в ситуации, когда компания не в силах организовать единую систему документооборота).

Когда нужен кадровый электронный документооборот и можно ли без него обойтись?

Электронный кадровый документооборот — один из элементов системы электронного документооборота в организации.

Кадровые документы по своему многообразию не уступают бухгалтерской службе — лидеру по объему создаваемых и получаемых первичных документов. Многое зависит от таких нюансов, как:

  • масштаб и структура организации;
  • специфика ее деятельности;
  • географическая разрозненность структурных подразделений;
  • текучка кадров;
  • иные особенности (наличие дистанционных сотрудников, вредных и опасных условий труда и т. д.).

Все эти нюансы учитываются при решении вопроса о том, нужен ли в организации электронный кадровый документооборот.

Если компания состоит из директора, главбуха и 5–7 сотрудников, электронный документооборот может стать весьма затратным и нецелесообразным мероприятием. Если же компания крупная с разветвленной филиальной сетью и специфическими условиями труда, без автоматизации документальных процедур не обойтись.

О специфике организации кадрового электронного документообмена расскажем далее.

Как организовать электронный документооборот в кадровой службе?

Для налаживания полноценного кадрового электронного документооборота в организации необходимо:

1. Обеспечить защиту персональных данных

В этом вопросе следует исходить из требований:

  • закона «О персональных данных» от 27.07.2006 № 152-ФЗ;

Электронный документооборот: вопросы из практики – ilex

Компетентно на вопросы участников семинара «Организация работы с электронными документами и их архивного хранения», проведенном ООО «ЮрСпектр», отвечают Вячеслав Леонидович Носевич и Андрей Евгеньевич Рыбаков

Требование документации в электронном виде - Совет Юриста

эксперт в области электронного документооборота, кандидат исторических наук, доцент БГУ

Требование документации в электронном виде - Совет Юриста

директор Белорусского научно-исследовательского института документоведения и архивного дела, кандидат исторических наук

  • Как проверить подлинность электронного документа (ЭД)?
  • Проверка подлинности реализуется средствами системы электронного документооборота (СЭД) или другой информационной системы.
  • Как отличить ЭД от электронной копии документа на бумажном носителе?

ЭД имеет электронную цифровую подпись (ЭЦП) поставившего ее лица.  Электронная копия содержит электронное отображение бумажного документа, в том числе собственноручную подпись поставившего ее лица и ЭЦП лица, сделавшего копию (отсканировавшего бумажный документ).

Имеет ли юридическую силу копия документа в электронном виде (ДЭВ) в организации, в которую он поступил, если оригинал документа имеется только у его создателя (автора)?

Если речь идет о бумажной копии ДЭВ, создаваемой в организации, получившей его, то такая копия будет иметь юридическую силу, при условии, что она создана, удостоверена и используется в соответствии с законодательством.

Копия ДЭВ, удостоверенного ЭЦП с применением сертифицированных средств (т.е. копия ЭД), должна быть заверена в соответствии с постановлением Совмина от 20.07.10. № 1086.

Копия ДЭВ, не удостоверенного ЭЦП, должна быть заверена в порядке, установленном п. 64 Инструкции по делопроизводству. Данная норма допускает заверять копии ДЭВ только для обращения внутри организации. Следовательно, в отличие от копии ЭД такая копия ДЭВ (входящего, исходящего, внутреннего) будет иметь юридическую силу только в пределах организации.

В отношении ДЭВ (ЭД), существующих только в электронном виде, понятие «копия» не применяется.

Сегодня срок действия ключа ЭЦП – два года. Будет ли он увеличен?

Сроки действия сертификатов ЭЦП определяет Национальный центр электронных услуг (НЦЭУ).

При этом срок действия ЭЦП не имеет принципиального значения для организации работы с ЭД, их оперативного и архивного хранения. Следование требованиям Инструкции о порядке работы с ЭД и Правилам работы с ДЭВ в архивах позволит решить вопрос обеспечения и подтверждения целостности ЭД после истечения срока действия ЭЦП.

  1. В необходимых случаях подтвердить подлинность и целостность ЭД можно будет с использованием штампа времени.
  2. Когда появится штамп времени в ЭЦП?
  3. По информации НЦЭУ – в IV квартале 2020 г.
  4. Будут ли переводиться в электронный вид документы, относящиеся к работе с кадрами, бухучету?
Читайте также:  Как оформить в собственность участок под многоквартирным домом - Совет Юриста

Законодательство уже допускает возможность использования ДЭВ и ЭД в соответствующих сферах деятельности.

Ограничения связаны с возможностью обеспечить подлинность и целостность этих документов в течение установленных сроков их хранения, в том числе постоянного.

Отказ от создания и хранения соответствующих документов на бумажном носителе возможен по мере готовности организации к их обращению и хранению в электронном виде в соответствии с требованиями Инструкции по делопроизводству, Инструкции № 19, Правил № 20.

Также необходимо учитывать законодательные ограничения в части создания и хранения документов без бумажных аналогов.

Например, ТК требует заключать трудовой договор в письменной форме и подписывать его работником и нанимателем или уполномоченным должностным лицом, знакомить работников под подпись с приказами (распоряжениями) о приеме на работу, наложении дисциплинарного взыскания.

Как ЭД должны выдаваться в пользование работникам?

Порядок использования ДЭВ, в том числе ЭД, в архиве организации определяется в соответствии с требованиями гл. 7 Правил № 20.

  • Работникам организации, в структуре которой действует архив, предоставление ДЭВ осуществляется посредством локальной сети, каналов электросвязи .
  • Когда будет внедрена система приема ЭД в Национальный архив и как будет организовано взаимодействие с источниками комплектования архива?
  • Национальный архив и другие госархивы будут принимать ЭД от организаций, являющихся их источниками комплектования, с использованием информационной системы архива электронных документов (ИС АЭД) Национального архивного фонда.

ИС АЭД уже введена в промышленную эксплуатацию. Взаимодействие с источниками комплектования будет обеспечиваться по мере внедрения в них систем архивного хранения (информационных систем архива (ИСА) организаций) или подключения к услуге АИС «Ведомственный архив», предоставляемой НЦЭУ.

Каким образом госархив будет контролировать правильность формирования и оформления электронных дел при передаче в архив организации, а затем в госархив, если эти дела были сформированы и оформлены в организации самостоятельно?

Существующая технология позволяет переформировывать в архиве только описи, но не электронные дела. Предполагается, что дела с момента подписания внутренней описи останутся неизменными в течение всего срока хранения.

Для дел, содержащих ДЭВ и документы, оформленные не в формате PDF/А1 или PDF/А2, возможно, потребуется конвертация. Она допускается Правилами № 20, однако рассматривается как исключительная мера в безвыходной ситуации.

Единственным способом проконтролировать правильность формирования дел со стороны госархива в такой ситуации остается согласование номенклатуры дел.

Как будут формироваться и передаваться в госархивы дела, имеющие «связки» в СЭД (переписка «запрос-ответ» и др.)?

Переписка по определенному вопросу (запросы и ответы) должна формироваться в одно дело. Для этого в регистрационный индекс исходящего документа, а также в отметку об исполнении документа и направлении его в дело (для входящих, внутренних) включается индекс дела по номенклатуре дел.

Ссылки на другие документы, образующие общий управленческий контекст, указываются в метаданных документа . Это позволит ИСА организации находить все связанные документы независимо от того, в какие дела они включены, а в перспективе находить их в фондах разных организаций после передачи дел на постоянное хранение в госархив.

Следует ли при уничтожении ДЭВ оформлять отдельный акт или достаточно общего акта на уничтожение бумажных документов и ДЭВ?

При уничтожении электронных дел, находящихся как на оперативном, так и на архивном хранении, должны составляться отдельные акты.

Форма акта о выделении к уничтожению ЭД и электронных дел, находящихся на оперативном хранении, не установлена. При его составлении необходимо руководствоваться п.

89, 90 Инструкции № 19, а также общими требованиями к составлению акта о выделении к уничтожению документов и дел, не подлежащих хранению, закрепленными в гл. 16 Инструкции по делопроизводству.

Следует обратить внимание, что на электронные дела с отметкой «ЭПК» должен составляться отдельный акт.

Форма акта о выделении к уничтожению ДЭВ и электронных дел, не подлежащих хранению, установлена в приложении 25 к Правилам № 20. Требования к составлению и оформлению такого акта закреплены в п. 92 – 94 Правил № 20.

В настоящее время рассматривается вопрос о внесении в НПА в сфере архивного дела и делопроизводства изменений и дополнений, допускающих возможность составления общего акта на документы на бумажном и электронном носителях.

В связи с переводом ряда административных процедур в электронный вид посредством взаимодействия документальной информационной системы (ДИС) Нацбанка с единым порталом электронных услуг общегосударственной автоматизированной информационной системы (ЕПЭУ ОАИС) как правильно оформить внешнее представление цифровых свидетельств, выдаваемых при включении в реестр лизинговых, микрофинансовых организаций, форекс-компаний?

Указанные свидетельства, равно как и иные, не относятся к организационно-распорядительной документации. Инструкция по делопроизводству и Инструкция № 19 в части оформления на них не распространяются.

Удостоверение формы внешнего представления таких документов должно осуществляться в соответствии с требованиями Закона об электронном документе и электронной цифровой подписи и постановления Совмина от 20.07.10 № 1086.

Технические вопросы взаимодействия с ОАИС находятся в компетенции НЦЭУ.

Юридическая сила электронного документа | Электронный документооборот

Бумажный документ имеет юридическую силу, если на нем есть обязательные реквизиты, собственноручная подпись физического лица и в некоторых случаях печать. А что придает юридическую силу электронному документу? Требование документации в электронном виде - Совет Юриста

В 2011 году Министерство финансов России узаконило обмен счетами-фактурами в электронном виде с использованием электронной подписи (ЭП; ранее — ЭЦП). Это послужило толчком к распространению юридически значимого электронного документооборота. Электронный документооборот в России регламентируют:

  • федеральный закон № 402-ФЗ  «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011,
  • федеральный закон № 63-ФЗ  «Об электронной подписи» от 06.04.2011,
  • приказ Минфина России  N 174н «Об утверждении Порядка выставления и получения счетов-фактур в электронной форме по телекоммуникационным каналам связи с применением усиленной квалифицированной электронной подписи» от 10.11.2015.

Что придает электронному документу юридическую силу?

Документ, созданный на компьютере, или скан бумажного документа еще не являются юридически значимым. Для разных видов документов есть разные гаранты юридической силы.  

Формализованные документы

К таким документам относятся счета-фактуры, отчетность, трудовой договор с удаленным сотрудником, опись истребуемых документов. Юридическую силу им придают:

Электронные документы, подписанные КЭП, по умолчанию приравниваются к собственноручно подписанным и обладают юридической силой.

Неформализованные документы

К этой категории относятся все остальные документы: договоры, доверенности, письма и т.д. Государство не регулирует формат этих документов. Придать им юридическую силу можно следующим способом.   

  1. Подписать квалифицированной электронной подписью. Как и в случае с формализованными документами, КЭП по умолчанию наделяет документ юридической силой.
  2. Подписать простой или неквалифицированной электронной подписью.

Дополнительно участники ЭДО должны заключить соглашение о взаимном признании юридической силы этих видов электронных подписей (ст. 4 № 63-ФЗ “Об электронной подписи”).

В этом соглашении нужно прописать требования к реквизитам, форме и формату документов, виду подписи.

Если такое соглашение есть, электронные документы будут считаться юридически значимыми и любая инстанция, включая суды и ФНС, примет их как собственноручно подписанные.

Как подписать документ электронной подписью?

Возможность создать подпись для электронного документа реализована во многих программах:

  1. В специализированных системах для электронного документооборота и сдачи отчетности (например, Контур.Диадок, Контур.Экстерн).
  2. В различных информационных системах (например, на портале Госуслуг, на электронных торговых площадках).
  3. В учетных системах (например, SAP, Oracle, MS Dynamics и других).
  4. В компьютерных программах для работы с электронными документами (например, Microsoft Word, PDF).
  5. В специальных программах для создания и проверки электронной подписи, которые устанавливаются на компьютер (например, КриптоАРМ).
  6. В веб-сервисах, куда можно загрузить любой документ и создать для него электронную подпись (например, Контур.Крипто).  

О том, как правильно вести электронный архив, читайте в статье про хранение юридически значимых электронных документов.

Что нужно знать юристу про ЭДО

Юристы довольно часто стали сталкиваться в своей работе с электронными документами. Многие из них не знакомы с практикой электронного документооборота, поэтому предпочитают работать по старинке с бумажными документами.

Однако рано или поздно всем приходится осваивать новый формат работы, поэтому давайте поговорим о том, что нужно знать юристу про обмен электронными документами. Тема будет интересна юрисконсультам организаций, которые часто имеют дело с договорами, первичной документацией и иными документами, сопровождающими сделки.

Нормативное регулирование

Обратимся к Гражданскому кодексу РФ (далее – ГК РФ). Статья 160 ГК РФ устанавливает возможность использования при совершении сделок разных видов подписи: электронной, факсимильной либо иного аналога собственноручной подписи.

А статья 434 ГК РФ позволяет нам заключать договоры в письменной форме, в том числе и путем обмена документами посредством электронной или иной связи, позволяющей достоверно установить, что документ исходит от стороны по договору.

В этой статье, конечно, речь идет об электронных документах.

Определение электронного документа дается в Федеральном законе от 27.07.2006 N 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации»:

Электронный документ (далее – ЭД) – документированная информация, представленная в электронной форме, то есть в виде, пригодном для восприятия человеком с использованием электронных вычислительных машин, а также для передачи по информационно-телекоммуникационным сетям или обработки в информационных системах.

Мы же с вами будем рассматривать электронные документы, подписанные электронной подписью.

Читайте также:  Оформление строений на садовом участке - Совет Юриста

Электронная подпись (далее – ЭП) – информация в электронной форме, которая присоединена к другой информации в электронной форме (подписываемой информации) или иным образом связана с такой информацией и которая используется для определения лица, подписывающего информацию (Федеральный закон от 06.04.2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи»).

Электронная подпись бывает трех видов:

  • простая;
  • усиленная неквалифицированная (далее – неквалифицированная);
  • усиленная квалифицированная (далее – квалифицированная).

В использовании каждого из представленных видов электронной подписи есть свои нюансы, которые мы обсудим ниже.

Юридическая значимость и юридическая сила электронного документа

Прежде всего, отметим, что только документ, подписанный квалифицированной электронной подписью, признается равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью и заверенному печатью.

В остальных случаях контрагентам нужно заключать специальное соглашение, которое позволит признать электронный документ, подписанный простой электронной подписью или неквалифицированной электронной подписью, равнозначным документу, подписанному собственноручно. То есть от соблюдения порядка использования разных видов электронной подписи зависит, будет документ обладать юридической значимостью или нет.

Важнейшим моментом при работе с электронным документом является возможность достоверно установить авторство документа. На это прямо указывает ст. 434 ГК РФ. В противном случае электронный документ не будет являться юридически значимым.

Понятие юридической значимости дается в ГОСТ Р 7.0.8-2013 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», согласно которому юридическая значимость документа – это свойство документа выступать в качестве подтверждения деловой деятельности либо событий личного характера.

Обеспечить доказательства авторства позволит применение неквалифицированной или квалифицированной электронных подписей. В случае же использования простой ЭП сторонам необходимо согласовать правила определения лица, подписывающего электронный документ, по его простой ЭП в соглашении (довольно часто это встречается в договорах между банком и клиентом).

Необходимо также соблюдать порядок обмена электронными документами. Так, законодательством определен порядок обмена счетами-фактурами (Приказ Минфина РФ от 25.04.

2011 № 50н «Об утверждении Порядка выставления и получения счетов-фактур в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи с применением электронной цифровой подписи»), и только в случае полного соблюдения данного порядка счет-фактура будет обладать юридической силой.

Юридическая сила документа – это способность документа вызывать правовые последствия, то есть порождать права и обязанности сторон. Таким образом, право налогоплательщика на налоговый вычет возникает только тогда, когда обмен счетами-фактурами в электронном виде произведен в установленном законом порядке.

Говоря об обмене электронными документами, нельзя не упомянуть про операторов электронного документооборота (далее – оператор ЭДО) – непосредственно те организации, которые обеспечивают обмен электронными документами. На данный момент существуют операторы, обеспечивающие обмен ЭД между организациями и государственными органами, и операторы, производящие обмен между контрагентами (продавцом и покупателем, например).

Наиболее остро вопросы, связанные с ЭДО, встают в спорных ситуациях.

С какими проблемами может столкнуться юрист в ходе судебного разбирательства?

К сожалению, при ведении бизнеса могут возникать конфликтные ситуации, нередко выливающиеся в судебные разбирательства.

Неоднократно мы уже говорили о проблемах представления электронных документов в суды, о неготовности аппаратов судов к работе с таким типом документов – эту информацию вы можете найти на нашем сайте (статьи «Судебный процесс и электронные документы», «Электронный документ в суде как письменное доказательство», также ознакомьтесь с записью вебинара «Казнить нельзя помиловать: электронное правосудие»).

При подаче электронных документов в суд могут возникнуть вопросы по поводу их оригинальности. Электронная форма документа непривычна для суда.

Не вникая в тонкости электронного документооборота, суду трудно разобраться в толковании представленных документов, а, следовательно, сложно произвести оценку доказательств.

Судья не сможет вынести объективное решение, не разобравшись в данном вопросе.

Для разрешения или недопущения такой ситуации можно:

  • обратиться к нотариусу для заверения копии документа (в случае представления электронного документа на бумажном носителе);
  • привлечь оператора электронного документооборот в качестве специалиста;
  • представить налоговую отчетность (например, декларацию), которая составлялась на основании представленных суду электронных документов. Такая отчетность проверяется ФНС РФ и может служить дополнительным доказательством юридической силы электронного документа.

Такими способами можно подтвердить факт заключения сделки и обосновать свои требования в суде или, наоборот, опровергнуть доводы другой стороны. Необходимо помнить, что электронные документы обладают такой же доказательственной силой, что и документы на бумажном носителе, просто представлены в иной форме.

На данный момент определенный порядок работы судов с электронными документами не установлен. В связи с этим судам приходится руководствоваться общими нормами судопроизводства. Основополагающими здесь является принцип законности при рассмотрении дел (ст. 6 Арбитражного процессуального кодекса РФ (далее – АПК РФ), а также ст.

75 АПК РФ, устанавливающая, что документы, полученные посредством факсимильной, электронной или иной связи, в том числе с использованием информационно-телекоммуникационной сети «Интернет», а также документы, подписанные электронной подписью или иным аналогом собственноручной подписи, допускаются в качестве письменных доказательств.

Аналогично обстоит дело с гражданским судопроизводством.

Однозначный вывод о неготовности судебной системы РФ к работе с электронными документами сделать нельзя, но определенные трудности на данный момент существуют и связаны с непониманием самого принципа работы с электронными документами и электронными подписями, а также с деятельностью операторов электронного документооборота. Для решения данных трудностей операторы ЭДО со своей стороны сделали все необходимые шаги, поэтому есть основания ждать ответных мероприятий от органов государственной власти.

***

Несмотря на все пока еще неразрешенные вопросы и проблемы в применении электронного документооборота, мы хотели бы призвать юристов не избегать его. Чем раньше вы начнете работать с электронными документами, тем меньше останется «белых пятен» в законодательстве, регулирующем данную сферу!

Ульяна Коровкина, аналитик Synerdocs

Подача документов в арбитражный суд в электронном виде

Условием правильного обращения в арбитражный суд вне судебного заседания является подача в суд верно оформленных процессуальных документов. Закон предусматривает три способа подачи документов в арбитражный суд: лично, по почте и электронно.

В настоящей статье будет рассмотрена подача документов в арбитражный суд электронно — с помощью Интернет-сервиса “Мой Арбитр” (https://my.arbitr.ru).

Узнать больше о первых двух способах подачи документов (лично и по почте) можно в нашей статье “Составление искового заявления”.

Право заявителя на электронную подачу документов закреплено в части 7 статьи 4 АПК РФ, согласно которой любые документы могут быть поданы в арбитражный суд в том числе в электронном виде “посредством заполнения формы, размещенной на официальном сайте суда в информационно-телекоммуникационной сети «Интернет». В настоящее такие формы размещены в сервисе электронной подачи документов “Мой Арбитр”.

Совет юриста:

Обратите внимание, что подача процессуальных документов в электронном виде в арбитражные суды иными способами, в том числе путем направления сообщений на электронную почту суда, не допускается. В этом случае суд должен будет зарегистрировать подобное обращение как внепроцесуальное, а документы не будут переданы в материалы дела.

Подробные правила электронной подачи документов приводятся в Приказе судебного департамента Верховного суда России “Порядок подачи в арбитражные суды Российской Федерации документов в электронном виде, в том числе в форме электронного документа”. Также с ними можно ознакомиться и на сайте самого сервиса электронной подачи (https://my.arbitr.ru/#help/2).

Каждому заявителю, решившему воспользоваться сервисом “Мой Арбитр” для подачи документов, необходимо будет пройти следующие этапы:

  • подготовка документов к отправке;
  • заполнение формы отправки в сервисе “Мой Арбитр”, проверка формы и отправка документов в суд;
  • получение подтверждения отправки и принятия документов судом.

Рассмотрим каждый из этапов.

1. Подготовка к отправке документов

Для подачи документов с помощью сервиса “Мой Арбитр” заявителю необходимо наличие подтвержденной учетной записи физического лица ЕСИА. О регистрации и подтверждении учетной записи подробнее можно прочитать на Официальном интернет-портале государственных услуг ( https://esia.gosuslugi.ru).

Для некоторых обращений необходимо не просто наличие подтвержденной записи ЕСИА, но и наличие у отправителя усиленной квалифицированной электронной подписи. Так, только при наличии указанной подписи допускается отправка следующих документов:

  • заявление об обеспечении доказательств (часть 3 статьи 72 АПК РФ);
  • заявление об обеспечении иска (статья 92 АПК РФ);
  • заявление об обеспечении имущественных интересов (статья 99 АПК РФ);
  • заявление об обеспечении исполнения судебного акта (статья 100 АПК РФ);
  • ходатайство о приостановлении исполнения решения государственного органа;
  • органа местного самоуправления, иного органа, должностного лица (часть 3 статьи 199 АПК РФ);
  • ходатайство о приостановлении исполнения решения суда (часть 1 статьи 2651, 283 АПК РФ);
  • исковое заявление, заявление, апелляционная жалоба, кассационная жалоба, содержащие ходатайство о принятии обеспечительных мер (часть 1 статьи 125, 2651, 283 АПК РФ).
Читайте также:  Взыскание стоимости утраченной вещи - Совет Юриста

Совет юриста:

В том случае, если получение усиленной квалифицированной электронной подписи по каким-либо причинам не подходит заявителю (например, документы надо подать срочно либо нет желания платить за получение подписи), указанные документы лучше подать лично либо по почте

Подать документы электронно можно как самостоятельно, так и через представителя. В последнем случае полномочия представителя должны в соответствии с частью 2 статьи 62 АПК РФ подтверждаться доверенностью, в которой должна содержаться ссылка на полномочие подписывать и направлять в арбитражный суд документы.

Совет юриста:

Если документы предстоит подавать в рамках банкротного дела, в доверенности должны содержаться специальные полномочия в соответствии со статьей 36 Федерального закона “О несостоятельности (банкротстве)”. При их отсутствии суд может отказать в принятии документов.

Если полномочия представителя заявителя основаны не на доверенности, а имеются у него в силу закона, к форме необходимо приложить документы, из которых следует наличие у отправителя формы соответствующего статуса.

Например, если от имени юридического лица документы подает генеральный директор, ему необходимо будет добавить к приложениям копию выписки из ЕГРЮЛ в отношении компании-заявителя, приказ о своем назначении и копию устава компании.

Для ряда документов существует своя специфика.

Так, если заявитель подает исковое заявление либо заявление о выдаче судебного приказа, а в законе или договоре закреплена обязанность соблюдения обязательного досудебного порядка, к документам в суд необходимо приложить доказательства соблюдения досудебного порядка — например, доказательств отправки претензии другой стороне. Также, если документ носит не технический характер (как, например, ходатайство об ознакомлении с делом), а направлен на изложение позиции стороны относительно предмета спора, направление его копий остальным лицам, участвующим в деле, обязательно.

Как и в случае соблюдения досудебного порядка, здесь необходимо предоставить доказательства отправки или вручения копий сторонам.

Порядок подачи электронных документов в арбитражный суд регулирует и технические нюансы. Предоставляемые документы должны быть хорошего качества, читаемыми (рекомендованное разрешение 200-300 точек на дюйм).

Формат документов — PDF файлы размером не более 30 мегабайт. Помимо этого к документу можно приложить его текстовую копию (например, в RTF формате).

Название файла должно позволять идентифицировать электронный документа и количество листов в нем (например: Договор купли-продажи 548 от 16041996 4л.pdf).

Совет юриста:

При сканировании документов важно, чтобы проставленные в нем подписи и печати были отображены без искажений. В противном случае документ при принятии может быть отклонен.

2. Пошаговая инструкция подачи искового заявления в арбитражный суд в электронном виде

Шаг 1. Подача документов в арбитражный суд в электронном виде осуществляется на портале “Мой Арбитр” (https://my.arbitr.ru). Перейдя по ссылке, необходимо осуществить вход в систему.

Шаг 2. Для авторизации в системе необходимо иметь учетную запись ЕСИА. Войти в свою учетную запись на портале Госуслуг можно с помощью номера мобильного телефона или электронной почты, а также с помощью номера СНИЛС.

Совет юриста:

Чтобы обеспечить безопасность своей учетной записи, а также получить возможность восстановления пароля, мы рекомендуем привязать к учетной записи свой номер телефона и настроить двухэтапную авторизацию.

Шаг 3. После авторизации на сайте можно необходимо выбрать тип обращения в арбитражный суд, в нашем случае — это исковое заявление, поэтому выбираем вариант “Иск (заявление)”.

Шаг 4. После выбора типа обращения необходимо указать его вид — исковое заявление, после чего нажать кнопку Далее.

Совет юриста:

Поскольку зачастую эта часть формы содержит слишком много видов обращений, мы рекомендуем пользоваться поиском по видам обращения.

Шаг 5. На этом этапе необходимо выбрать тип участника дела (юридическое лицо с указанием его организационно-правовой формы, физическое лицо, индивидуальный предприниматель и проч.), после чего нужно указать ИНН. Остальные известные данные будут заполнены автоматически. Дальше остается лишь заполнить контактные данные.

Совет юриста:

Иногда после ввода ИНН остальные поля могут не заполняться автоматически. Не заполняются они и для ИП и граждан, поэтому в подобных случаях потребуется ручной ввод.

Шаг 6. На данном этапе необходимо заполнить данные ответчика. Действуйте так же, как и в Шаге 5.

Шаг 7. Система уведомляет о том, что в качестве обращения было избрано исковое заявление. Необходимо подтвердить свое согласие либо, если вы выбрали этот тип обращения по ошибке, изменить его.

Шаг 8. Следующим этапом является выбор суда, в который направляется заявление. Для исковых заявлений необходимо обращение к § 2 главы 4 АПК РФ, которым установлены правила определения подсудности.

Направляя иные виды обращений, обязательно проверьте, в какой суд они подаются. Так, апелляционная и кассационная жалобы на решение суда первой инстанции подаются через суд первой инстанции, в то время как отзывы на эти же жалобы направляются непосредственно в апелляционный или кассационный суд соответственно.

Шаг 9. После выбора суда, в который направляется исковое заявление, наступает черед составления пакета документов, отправляемых в суд. Здесь необходимо заполнить ФИО подписанта и прикрепить файлы со всеми приложениями.

Шаг 10. Первым делом необходимо прикрепить исковое заявление

Шаг 11. После загрузки искового заявления необходимо прикрепить файлы с приложениями.

В нашем случае это договор, акты выполненных работ, текст претензии, доказательства соблюдения досудебного порядка, доказательства отправки копий искового заявления лицам, участвующим в деле, доверенность (если подписант не лицо, уполномоченное на представление организации по закону), расписка и доказательства уплаты государственной пошлины.

Шаг 12. После формирования полного пакета документов для подачи обращения необходимо нажать кнопку “Отправить”. Далее система уведомит о том, что можно воспользоваться электронной подписью (имеется в виду электронная подпись в виде отдельного файла).

Для нашего искового заявления достаточно просто отправки через подтвержденную учетную запись ЕСИА, поэтому мы нажимаем на “отправить без электронной подписи”.

Шаг 13. Последним этапом подачи искового заявления в электронном виде будет являться подтверждение введенных данных и приложений. Если все данные введены верно и у заявителя нет дополнений, следует нажать кнопку “отправить заявление”.

На экране появится подтверждение отправки обращения в суд.

3. Получение подтверждения отправки и принятия документов судом.

После обработки документов системой на указанную в форме, а также на привязанную к учетной записи электронную почту придет подтверждение отправки. Отправителем будет “Мой Арбитр”, тема письма будет начинаться со слова “Отправлено: ”

Затем сотрудник суда должен будет проверить поданные Вами документы на предмет соответствия их формальным требованиям и принять их либо отказать в принятии. В среднем на это уходит от трёх до восьми рабочих дней.

После принятия либо отказа в принятии документов на указанную в форме, а также на привязанную к учетной записи электронную почту придет подтверждение. Отправителем будет “Мой Арбитр”, тема письма будет начинаться со слов “Принято: ” либо “Отклонено: ”.

Основания для отклонения документов, направленных в электронном виде через Интернет, содержатся в п. 4.5. Порядка подачи в арбитражные суды РФ электронных документов (https://my.arbitr.ru/#help/2/11). Среди наиболее частых причин — отсутствие доверенности; отсутствие подписи; направление документов не в тот арбитражный суд, который указан в самих заявлениях; плохое качество документов и перевернутые страницы.

Обращаем внимание, что принятие судом электронных документов само по себе не означает, что сами документы будут составлены правильно и будут приняты к производству. Это лишь подтверждение соответствия формы обращения и приложенных к нему документов техническим требованиям. Соответствие же обращения требованиям закону по их содержанию проверяется уже судьей.

Совет юриста:

Иногда при подаче первичного документа заявители намеренно не прикладывают какие-либо документы (например, документ об уплате государственной пошлины) для того, чтобы иметь возможность “выбрать судью”. Так, в случае, если судья является по мнению заявителя подходящим, недостающие документы подаются дополнительно и дело принимается к производству.

Если судью хотят “заменить” — подают тот же пакет документов с дефектом повторно. Вместе с тем подобная практика зачастую воспринимается судами как недобросовестное поведение. Также бывали случаи, когда несколько раз документы попадали к одному и тому же судье.

Поэтому, прежде чем использовать даны способ, тщательно взвесьте все “за” и “против”про замену судьи я не совсем понял

Вам также может быть интересно:

  • Взыскание долга по расписке
  • Взыскание задолженности
  • Взыскание долгов
  • Взыскание долга по исполнительному листу
  • Юридическая помощь по кредитным договорам
  • Юридическое сопровождение бизнеса
  • Помощь юриста
  • Составление искового заявления
  • Защита от взыскания долга

Leave a Comment

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *